XML da nota fiscal: que arquivo é esse, como gerar e baixar

A sigla XML se tornou muito comum no Brasil com a implementação da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) a partir de 2005, mas ainda gera dúvidas entre os contribuintes.

Afinal, o que significam essas três letrinhas?

Pode parecer um assunto técnico e complicado de entender, mas não se preocupe.

Ao longo deste artigo, você verá que não é tão difícil assim.

A adoção do formato XML para a nota fiscal tem a ver exatamente com sua popularidade e compatibilidade com os principais programas e dispositivos. 

Quer saber mais sobre o assunto?

Então, esclareça suas dúvidas com este guia completo que preparamos para você.

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O que é arquivo XML?

Um arquivo XML (acrônimo de “Extensible Markup Language”) é um conjunto de regras usado para formatar documentos possíveis de serem lidos e interpretados por diferentes programas e sistemas operacionais.

Criado em 1990 pela W3C (World Web Consortium) a partir da combinação entre o SGML (Standard Generalized Markup Language) e o HTML, o XML tem como objetivo facilitar a troca de arquivos através da internet.

Além de ser compatível com diferentes softwares, o que permite o envio de dados de maneira simples e flexível, também pode ser facilmente interpretado por humanos, diferentemente do formato binário (não texto).

Trata-se, portanto, de uma linguagem de marcação generalista, que pode ser criada por softwares de programação avançados ou por editores de textos comuns.

O que é XML da nota fiscal?

O XML da nota fiscal é um formato de arquivo adotado como padrão em todo o Brasil para emitir e armazenar as Notas Fiscais eletrônicas (NF-e).

Ao emitir ou receber uma nota fiscal proveniente de alguma transação, você verá que o arquivo tem a extensão “.xml”. 

Trata-se, portanto, do tipo de arquivo, assim como é o “.docx” ou “.doc”, para documentos editados no Word, ou “.xls”, para as planilhas de Excel.

Como o tipo de arquivo adotado pelo governo para a escrituração fiscal no Brasil é o XML, não é possível emitir notas fiscais eletrônicas em outros formatos.

A representação gráfica (Danfe) da nota fiscal até pode ser impressa ou enviada em PDF por outros meios eletrônicos, como e-mail, mas a título de documento auxiliar.

Para fins de fiscalização e controle do governo, o que tem validade jurídica é a nota fiscal em formato XML.

Quais as outras aplicações dos arquivos XML?

Os arquivos XML são utilizados em diversas outras aplicações além da nota fiscal, exatamente devido à sua capacidade de estruturação e flexibilidade. 

As principais são:

• Intercâmbio de dados: o XML é frequentemente utilizado para a troca de dados entre sistemas heterogêneos, ao fornecer estrutura padronizada para representar informações de forma legível e independente
• Configuração de software: muitos aplicativos e sistemas utilizam arquivos XML para armazenar configurações de fácil manipulação e personalização, sem a necessidade de código-fonte
• Web services: o XML também é amplamente empregado em serviços web para a troca de informações entre sistemas distribuídos, como, por exemplo, o SOAP (Simple Object Access Protocol)
• Representação de documentos: alguns formatos de documentos, como o OpenDocument Format (ODF) para suítes de escritório, usam XML para representar a estrutura e o conteúdo do documento
• Bancos de dados: em alguns sistemas de gerenciamento de bancos de dados, arquivos XML são usados para exportar/importar dados ou para representar esquemas de banco de dados
• RSS e Atom Feeds: muitos feeds de notícias e blogs utilizam XML para fornecer uma estrutura padronizada para distribuição de conteúdo.

Por que utilizar XML?

Na verdade, não há outra opção.

Como o XML é o formato de arquivo padrão, você terá de usá-lo obrigatoriamente.

Do ponto de vista prático, o XML tem muitas vantagens em relação às notas impressas que caíram em desuso a partir da transformação digital.

A NF-e, por exemplo, substituiu as notas fiscais modelos 1 e 1-A, até então usadas nas operações sujeitas ao ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ao IPI (Imposto Sobre Produtos Industrializados).

O procedimento operacional pós-fato gerador é simples. 

O arquivo XML, para ser validado, precisa da assinatura digital do emitente via certificado digital e da autorização de uso pelo órgão tributário competente. 

O processo é eletrônico e, na maioria das vezes, automatizado, sobretudo no caso das empresas que contam com um sistema integrado de gestão fiscal.

Além da praticidade em relação aos trâmites de emissão e aprovação de notas fiscais, o XML facilita o armazenamento, ao dispensar a necessidade de arquivos impressos. 

O que diz a legislação sobre o arquivo XML?

A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) no padrão XML foi instituída no Brasil em 2005, regulamentada por meio do Ajuste Sinief 07/05.

Sinief é a abreviação de Sistema Nacional de Informações Econômicas Fiscais. 

O Ajuste Sinief é um norma complementar à legislação tributária usada pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) quando há o envolvimento das Unidades da Federação e da União. 

No ajuste de setembro de 2005, além de instituir a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), do qual falaremos mais adiante, o ajuste também regulamentou o modelo padrão a ser adotado no Brasil. 

A cláusula terceira diz:

“A NF-e deverá ser emitida com base em leiaute estabelecido no MOC, por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte, observadas as seguintes formalidades:

I – o arquivo digital da NF-e deverá ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language).”

Quanto aos prazos de guarda dos documentos, o Código Tributário Nacional determina que as notas fiscais sejam arquivadas por um período de cinco anos, sob pena de multa em caso de descumprimento.

Qual a diferença entre XML, Danfe e nota fiscal?

Os termos XML, Danfe e nota fiscal, embora estejam relacionados, têm significados diferentes e costumam causar confusões.

Vamos, então, aos significados.

XML

O XML, como vimos, é o formato de arquivo adotado como padrão pelo governo para todas as Notas Fiscais eletrônicas emitidas no Brasil. 

Trata-se de um tipo de arquivo ou de linguagem de marcação usado não apenas no âmbito da escrituração fiscal, mas em diversas outras circunstâncias, como no intercâmbio de banco de dados.

Danfe

O Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é um arquivo impresso ou em PDF que representa graficamente a Nota Fiscal eletrônica. 

Sua principal função é acompanhar a mercadoria durante o transporte até o consumidor, com o objetivo de facilitar eventuais fiscalizações. 

Entre outras informações, o Danfe contém uma chave de acesso de 44 dígitos que pode ser usada para consultar a autenticidade da NF-e na internet.

Nota fiscal

A nota fiscal é o documento que comprova a transação comercial de transferência de propriedade de um bem ou de prestação de serviço entre pessoas físicas ou jurídicas.

Por meio da nota fiscal, o governo monitora as atividades econômicas e tem condições de controlar e fiscalizar a arrecadação de tributos.

Em resumo, o Danfe é o documento auxiliar, enquanto a nota fiscal é o documento oficial com validade jurídica, e o XML é o formato de arquivo usado pela nota fiscal.

Quais informações um arquivo XML traz?

O arquivo XML da nota fiscal deve conter todas as informações pertinentes à transação em questão, tais como:

• Informações da NF-e: série, número, data de emissão e de saída 
• Dados do emitente (quem vende a mercadoria): razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual, entre outros
• Dados do destinatário (quem compra a mercadoria): razão social, endereço, inscrições tributárias, etc. 
• Dados sobre a mercadoria: descrição, quantidade, preço
• Dados fiscais: base de cálculo do ICMS, informações sobre PIS e Cofins, valor do seguro, custo do frete, substituição tributária (ST)
• Dados do transporte: empresa prestadora de serviço, volume, peso, placa do veículo, entre outras informações
• Informações complementares a critério do contribuinte.

Como gerar XML de nota fiscal

Os procedimentos relacionados à Nota Fiscal eletrônica consistem basicamente em três etapas:

1. A empresa emissora gera o arquivo da NF-e com as informações fiscais da operação, assinando-o eletronicamente por meio de um certificado digital
2. O arquivo em XML (a nota fiscal efetivamente) é transmitida ao órgão fazendário competente, que faz uma pré-validação do arquivo e devolve uma Autorização de Uso
3. Após receber a Autorização de Uso, a empresa conclui a transação e imprime o Danfe.

Para emitir NF-e no formato XML, você precisará de um software específico para esse fim, devidamente credenciado pelo órgão fazendário, além de um certificado digital válido.

É possível gerar XML de nota fiscal por meio de um emissor gratuito oferecido pela Sefaz ou prefeitura (caso seja uma nota fiscal de serviço).

Ou através de um emissor integrado ao sistema do governo, como os softwares de gestão e as plataformas de contabilidade online.

Os emissores gratuitos, em geral, são limitados e pouco eficientes, principalmente para empresas que lidam com grande volume de notas fiscais. 

Os sistemas integrados, por outro lado, são mais práticos e conseguem automatizar todos os processos, da emissão ao armazenamento seguro pelo prazo legal obrigatório.

Como dar entrada em nota fiscal XML?

Todas as notas fiscais XML emitidas contra o CNPJ da sua empresa precisam ser importadas para seu ERP e processadas para garantir a gestão correta do estoque ou do fluxo de operações.

As notas fiscais de entrada são essenciais para o controle de mercadorias, matéria-prima, devoluções ou retornos.

O processo se dá de duas maneiras:

1. Manualmente

Você baixa cada XML manualmente e confere a validade do documento no site oficial da nota fiscal, usando, para cada operação, a chave de acesso

Por esse caminho, é preciso, ainda, alterar o código CFOP que indica a natureza da operação – ele é diferente do código cadastrado pelo fornecedor.

2. Automaticamente

A outra maneira de dar entrada em notas fiscais no ERP é por meio de ferramentas que automatizam o processo.

Alguns sistemas e aplicativos capturam todas as notas emitidas contra seu CNPJ nas bases de dados do governo e fazem a importação do XML, inclusive em bloco, sem a necessidade de digitar chave ou consultar autenticidade do documento manualmente.

Além de reduzir tempo com burocracias, o processo automatizado reduz as chances de erros de lançamento, evitando complicações para o seu negócio. 

Vale ressaltar que a entrada correta das notas fiscais é fundamental para o processo de escrituração contábil que, por sua vez, gera informações de interesse do Fisco e da própria gestão.

Como salvar e armazenar arquivos XML?

Há diferentes maneiras de armazenar arquivos XML de notas fiscais, mas alguns cuidados devem ser tomados para evitar riscos relacionados à segurança dos dados.

Cabe destacar que as notas fiscais contém dados relevantes sobre as operações e as partes envolvidas, tanto do cliente quanto do fornecedor.

Antes mesmo de existir a Nota Fiscal eletrônica, a legislação já determinava que os documentos fiscais deveriam ser guardados por pelo menos cinco anos a partir da data de emissão.

A partir da NFe, a obrigatoriedade vale para o arquivo XML — e não para o Danfe, documento auxiliar que acompanha as mercadorias.

O que evitar ao salvar e armazenar arquivos XML

Basicamente duas coisas:

• Dispositivos móveis, como HDs externos, pen drives ou DVDs. Esses equipamentos não não oferecem segurança suficiente, dada a relevância dos documentos
• Computadores locais também não costumam ser uma boa opção, considerando que imprevistos, como a queima de um HD, podem resultar em perda dos documentos.

Opções seguras para salvar e armazenar arquivos XML

Nossas sugestões são:

• Nuvem, por meio de plataformas que automatizam a captura e o backup das notas fiscais — desde que os protocolos de segurança atendam aos pré-requisitos mínimos 
• Servidores internos conectados à rede da sua empresa que permitam o controle de acesso para evitar vazamentos indesejados de dados sensíveis.

Uma dica é fazer backups regulares para evitar perda de dados e manter sua empresa sempre preparada para eventuais fiscalizações.

Perguntas frequentes sobre XML

A seguir, reunimos as principais dúvidas dos contribuintes sobre o XML da nota fiscal em uma série de perguntas e respostas. 

Confira:

Onde fica o XML da nota fiscal?

Você pode consultar o XML da nota fiscal diretamente no portal da NF-e, tendo em mãos o Danfe com a chave de acesso composta por 44 dígitos.

É um procedimento manual e pouco prático, mas possível de se realizar, sobretudo se você quiser averiguar alguma nota fiscal em especial.

Caso você tenha um software com funções de automação, pode programar o processo de downloads e armazenamento para todas as notas fiscais emitidas para o seu CNPJ, inclusive em lotes.

Como abrir um arquivo XML?

Para abrir um arquivo XML de nota fiscal você precisa de um programa compatível com a extensão “.xml”.

Apesar de existirem programas específicos, que podem fazer sentido dependendo das suas necessidades, é possível abrir um arquivo XML em editores de texto comuns, como o bloco de notas. 

Conhecido por ler e salvar arquivos no formato TXT, o bloco de notas também visualiza e armazena arquivos em XML.

Como baixar XML de nota fiscal?

Para baixar o arquivo XML da nota fiscal, você deve acessar a página da NF-e na internet, inserir a chave do Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) e marcar o campo “sou humano” para abrir o documento.

Feito isso, você terá acesso à NF-e, mas com algumas limitações.

Para baixar o arquivo XML ou visualizar o documento completo, você precisa de um certificado digital válido.

Esse processo pode ser feito manualmente ou de forma automatizada, por meio de um sistema contábil que gerencie todas as notas fiscais relacionadas ao seu CNPJ.

Como converter XML em PDF?

É possível converter um arquivo XML em PDF de diferentes maneiras, inclusive por meio de ferramentas gratuitas.

Você pode também acessar o portal da NF-e, inserir a chave de acesso e fazer o download do documento já em PDF, desde que tenha um certificado digital.

A maneira mais prática, contudo, é através de uma plataforma de gestão contábil e fiscal, que faz isso automaticamente, de maneira muito mais prática e eficiente.

Como transformar PDF em XML?

Caso você queira, é possível transformar também um arquivo PDF em XML usando diferentes ferramentas.

No contexto da nota fiscal eletrônica, vale dizer que o arquivo XML é o primeiro a ser gerado antes do PDF (Danfe), do qual falamos sobre as diferenças em tópicos anteriores.

De toda forma, caso necessário, você pode fazer a conversão usando, por exemplo, ferramentas online de conversão ou o próprio sistema de gestão da sua empresa.

Para que serve um leitor de XML?

Um leitor de XML é um programa usado para abrir arquivos no formato XML.

Apesar de existirem programas com diferentes níveis de sofisticação, caso você queira apenas um leitor de XML, o bloco de notas pode resolver.

Dependendo do sistema operacional, você pode usar também outros leitores, como Notepad++ ou TextEdit.

Se você tiver uma empresa de contabilidade digital como parceira, a plataforma usada na gestão contábil e financeira provavelmente terá capacidade de ler, converter e armazenar os arquivos em ambiente seguro.

XML e a gestão fiscal na contabilidade online

Como vimos ao longo deste artigo, as notas fiscais eletrônicas em formato XML podem parecer um assunto técnico, mas não é tão complicado assim.

Afinal, você não precisa ser um expert em linguagem de programação para entender como funciona o processo de emissão, envio e armazenamento de notas fiscais.

Além do mais, com todas as soluções tecnológicas à disposição do empreendedor, não há motivos para se preocupar com detalhes burocráticos.

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