Livros contábeis obrigatórios: entenda a importância e saiba quais são

Os livros contábeis obrigatórios atendem não apenas às normas e regulamentos vigentes, como mantém a contabilidade da empresa organizada e em dia.

Sem eles, o controle financeiro pode se tornar confuso, aumentando o risco de erros fiscais, autuações e dificuldades na tomada de decisões.

A partir da escrituração contábil, os livros documentam todas as transações, assegurando que o negócio esteja preparado para auditorias e fiscalizações.

Neste artigo, você vai entender a importância e saber quais são exigidos para cada regime tributário.

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O que são livros contábeis e fiscais?

Livros contábeis e fiscais são registros formais que documentam todas as operações financeiras e tributárias de uma empresa.

Sua função é permitir o acompanhamento do desempenho econômico-financeiro e garantir que os tributos sejam apurados e pagos corretamente.

Alguns desses registros são obrigatórios por lei, ao passo que outros são recomendados como ferramenta de gestão.

De maneira geral, os livros contábeis registram aspectos financeiros e patrimoniais, como receitas, despesas, estoques e balanços.

Os livros fiscais, por sua vez, registram a apuração e o recolhimento de tributos, como o ICMS, IPI, PIS, Cofins e ISS.

Qual a importância dos livros fiscais e contábeis?

Os livros contábeis obrigatórios são necessários para garantir principalmente a conformidade da empresa com a legislação.

Outro ponto relevante é a segurança jurídica.

Os livros contábeis servem como provas, por exemplo, em disputas fiscais ou trabalhistas, garantindo mais proteção para a empresa.

Além do mais, facilitam a fiscalização por parte da Receita Federal e estaduais, evitando problemas com o Fisco.

Quais são os livros contábeis obrigatórios?

Os livros contábeis obrigatórios variam conforme o regime tributário da empresa.

Veja abaixo quais são os principais para cada regime de enquadramento.

MEI

O Microempreendedor Individual (MEI) tem obrigações contábeis bem simples, afinal, é um tipo de empresa criado para tirar da informalidade os trabalhadores autônomos.

Ao MEI, não é obrigatório manter livros contábeis formais — apenas o Relatório Mensal de Receitas Brutas.

Há um modelo pré-pronto do relatório no Portal do Empreendedor que pode ser baixado sem dificuldade.

Simples Nacional (ME e EPP)

No caso das empresas enquadradas no Simples Nacional (MEs e EPPs), os livros contábeis obrigatórios são:

• Livro Caixa: registra toda a movimentação financeira e bancária. Pode ser dispensado caso a empresa possua Livro Razão e Diário devidamente escriturados
• Livro Registro de Inventário: contém o registro dos estoques existentes ao final de cada ano-calendário, quando a empresa for contribuinte do ICMS
• Livro Registro de Entradas: destinado à escrituração dos documentos fiscais de entrada de mercadorias, bens e aquisições de serviços de transporte e comunicação
• Livro Registro dos Serviços Prestados: registra documentos fiscais dos serviços prestados sujeitos ao ISS. Pode ser substituído por Declaração Eletrônica conforme determinação do município
• Livro Registro de Serviços Tomados: registra os serviços tomados sujeitos ao ISS, podendo também ser substituído por Declaração Eletrônica
• Livro Registro de Veículos: obrigatório para quem atua na intermediação de veículos, inclusive como depositário ou expositor.

A Base normativa é o art. 63 da Resolução CGSN nº 140, de 2018.

Vale destacar que os referidos livros poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte.

Lucro Presumido

No Lucro Presumido, as empresas também são obrigadas a manter uma série de livros contábeis e fiscais para assegurar a conformidade.

São eles:

• Livro Diário: registra, de forma cronológica, todas as operações financeiras e contábeis da empresa
• Livro Razão: detalha os lançamentos do Livro Diário, organizando-os por conta contábil
• Livro Caixa: registra todas as entradas e saídas de recursos financeiros, refletindo a movimentação de caixa da empresa
• Livro de Registro de Inventário: contém o registro detalhado dos estoques existentes no final de cada período, essencial para empresas que comercializam mercadorias
• Livros Fiscais: incluem registros específicos como o Livro de Registro de Entradas, Livro de Registro de Saídas e outros exigidos pela legislação fiscal, dependendo da atividade da empresa.

As empresas do Lucro Presumido devem cumprir ainda com diversas obrigações acessórias, como a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

Lucro Real

No Lucro Real, as empresas são obrigadas a manter livros contábeis e fiscais ainda mais específicos, levando em conta que é o regime tributário mais detalhado.

São eles:

• Livro Diário: registra todas as operações financeiras e contábeis da empresa em ordem cronológica
• Livro Razão: detalha os lançamentos do Livro Diário, organizando-os por conta contábil, permitindo uma visão clara das movimentações em cada conta
• Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR): escrituração fiscal obrigatória para empresas tributadas pelo Lucro Real, onde são transcritas a apuração do lucro real, do IRPJ e da CSLL
• Livro de Registro de Inventário: contém o registro detalhado dos estoques existentes no final de cada período, essencial para empresas que comercializam mercadorias
• Livros Fiscais: incluem registros específicos como o Livro de Registro de Entradas, Livro de Registro de Saídas e outros exigidos pela legislação fiscal, dependendo da atividade da empresa.

As empresas do Lucro Real também devem cumprir com as obrigações acessórias relacionadas à Escrituração Contábil Digital (ECD) e à Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

Como é feita a escrituração dos livros contábeis obrigatórios?

A escrituração dos livros contábeis obrigatórios deve ser feita de forma organizada e seguir as normas da Receita Federal.

Esse processo envolve algumas etapas básicas, como:

1. Registro de todas as transações
2. Classificação contábil
3. Transmissão de informações pelo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), sendo:
   • SPED Contábil: para envio digital dos livros contábeis obrigatórios
   • SPED Fiscal: para controle da apuração de tributos como ICMS e IPI
   • EFD-Contribuições: para o registro de contribuições como PIS e COFINS.

Como podemos ver, manter os livros contábeis obrigatórios em dia é essencial para evitar penalidades e ter uma gestão financeira eficiente. 

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