Folha de pagamento online: entenda o que é e como funciona

Se você está pesquisando sobre folha de pagamento online, isso é um sinal de que você é um empreendedor ligado nas transformações tecnológicas e interessado em modernizar a gestão do seu negócio.

A legislação trabalhista determina uma lista de registros que obrigatoriamente devem constar na folha de pagamento, como vencimentos, adicionais e descontos.

Com a folha de pagamento online, esses lançamentos podem ser feitos com muito mais eficiência, segurança e sem perda de tempo.

Ao longo deste artigo, entenda o que é e como funciona o processamento de folha com a ajuda da tecnologia.

O que é folha de pagamento online?

Folha de pagamento online é o conjunto de ferramentas digitais que permitem calcular os vencimentos, descontos e adicionais aos quais o colaborador tem direito em um ambiente virtual e com alto nível de automatização.

O objetivo é evitar que o empregador perca tempo calculando manualmente todas as variáveis da folha uma por uma, considerando as diferentes categorias profissionais e os respectivos acordos coletivos. 

Além de ser uma tarefa burocrática e custosa, fechar a folha manualmente aumenta o risco de erros e inconsistências, o que pode acarretar até mesmo em passivos trabalhistas.

Com as ferramentas digitais, das quais a folha de pagamento online faz parte, é possível integrar o Departamento de Pessoal com outras áreas da empresa, mantendo o fluxo de informações organizado e sempre atualizado.

Quem é responsável pela folha de pagamento online?

É importante ressaltar que o que muda entre a folha de pagamento online e a folha de pagamento offline é a maneira como o processo de cálculo e fechamento é feito.

Ou seja, as regras trabalhistas são as mesmas, mas o jeito de fazer é diferente — no caso da folha online, muito mais eficiente do ponto de vista operacional.

A automatização ajuda muito na rapidez com que a folha é processada, mesmo assim, os sistemas não fazem tudo sozinhos. 

As empresas precisam de um profissional responsável para gerir o departamento de pessoal ou de um escritório especializado que o faça por meio da terceirização.

O responsável por calcular e fechar a folha de pagamento, seja online ou através de outras ferramentas, precisa ter domínio técnico da área e conhecer a legislação trabalhista. 

Precisará ainda ter acesso a todas as informações relacionadas à remuneração de cada colaborador por meio de fontes seguras e confiáveis.

Como calcular a folha de pagamento online?

O cálculo da folha de pagamento online, como vimos, deve obedecer às regras expressas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), conforme o tipo de contrato firmado entre a empresa e o colaborador.

Para calcular a folha de pagamento online, o responsável pelo Departamento Pessoal deve ter acesso às seguintes informações:

1. Proventos: salário contratual, remuneração variável, adicionais (insalubridade, noturno ou de periculosidade), hora extra, entre outros

2. Descontos: INSS, contribuição sindical (se houver), vale-transporte, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), faltas ou atrasos

3. FGTS: Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, uma obrigação patronal para os trabalhadores sob o regime CLT, a ser depositado em conta específica.

Além dos componentes citados acima, que são recorrentes, há ainda o 13º salário, que deve ser pago em duas parcelas, sendo a primeira até o final do mês de novembro e a segunda até o dia 20 de dezembro de cada ano.

Folha de pagamento online no Excel

Dependendo do tamanho da demanda do seu departamento pessoal, é possível fazer a folha de pagamento online por meio de planilhas digitais. 

Você pode fazer isso usando o Google Planilhas, disponível no Google Drive, ou o OneDrive, serviço da Microsoft que permite acessar o Excel online. 

As funcionalidades são muito parecidas com as planilhas offline, com a facilidade de serem compartilhadas e acessadas por diferentes dispositivos, inclusive smartphones.

De qualquer forma, planilhas são planilhas e você deverá dominar as principais técnicas para criar as fórmulas de cálculo dos proventos e descontos da folha de pagamento.

Mesmo após a formatação do documento, você terá o trabalho de inserir os dados mensalmente, o que pode demandar tempo, dependendo do tamanho da equipe.

Alguns serviços de apoio ao empreendedor oferecem modelos pré-prontos de planilha para folha de pagamento online que podem ser adaptadas à sua realidade.

Sistema de folha de pagamento online

Os sistemas operacionais de Recursos Humanos geralmente oferecem soluções completas capazes de automatizar, além da folha de pagamento online, diversas outras funções do RH.

São soluções que demandam investimento, seja a assinatura de um software instalável ou uma solução do tipo SaaS (software como serviço), que dispensa instalação e permite o acesso via navegador de internet.

Você até encontra sistemas dedicados unicamente ao processamento da folha de pagamento online, mas pode não valer a pena. 

Afinal, se o seu interesse é contratar uma solução digital automatizada, a escolha de um sistema completo de gestão provavelmente será uma decisão mais inteligente.

Vale a pena contar com um software de folha de pagamento online?

Um software de folha de pagamento online certamente é mais eficiente do que as planilhas ou outro instrumento manual de processamento da folha.

A decisão em contratar ou não um serviço com essa finalidade, contudo, deve levar em conta a relação custo-benefício, a fim de verificar se vale ou não a pena.

Vantagens de um sistema de folha de pagamento online

Um sistema de folha de pagamento online oferece diversas funcionalidades que tornam mais prático o trabalho diário para o Departamento Pessoal e de Recursos Humanos. 

As principais rotinas otimizadas por um sistema desse tipo são:

• Cadastro dos funcionários de acordo com cada categoria profissional
• Emissão de holerite digital e envio por e-mail, sem a necessidade de deslocamento do colaborador até o setor de pessoal
• Apuração automática de tributos, conforme parametrização do software, considerando as faixas salariais e alíquotas aplicáveis
• Apuração dos descontos, como INSS, contribuição sindical, adiantamentos, atrasos e faltas, vale-transporte e IRRF
• Relatórios sobre o histórico de cada funcionário.

Os benefícios são muitos, não há dúvida, com destaque para o processamento de todas essas informações em tempo recorde.

Desvantagens do sistema de folha de pagamento online

Apesar das vantagens, você precisa fazer as contas para descobrir se vale ou não a pena contratar uma ferramenta, considerando o fluxo de demanda de sua empresa.

Nesse aspecto, considere:

• Custo do sistema: com a transformação digital, é provável que você encontre diferentes tipos de soluções no mercado, com diferentes faixas de preço, mas todas terão algum impacto na sua estrutura de custo
• Contratação de um responsável pelo setor: por mais eficiente que seja o sistema de folha de pagamento online, a ferramenta não vai trabalhar sozinha.

Considerando o universo das micro e pequenas empresas, sobretudo optantes pelo Simples Nacional, dificilmente valerá a pena processar internamente a folha de pagamento.

A terceirização geralmente é a opção mais vantajosa, considerando vantagens como redução de custos e qualidade do serviço.

Vantagens de terceirizar a gestão da folha de pagamento

As micro e pequenas empresas representam 99% do total de negócios formais no Brasil, segundo um levantamento divulgado pelo Mapa de Empresas.

Quanto à geração de renda e postos de trabalho, são responsáveis por 62% dos empregos e por 27% do Produto Interno Bruto (PIB), de acordo com o Ministério da Economia.

Para esses micro e pequenos negócios, a terceirização da folha de pagamento online certamente é a melhor opção por diversos motivos, como:

1. Redução de custos: com as facilidades da contabilidade online, é possível contar com serviços de qualidade até 80% mais baratos do que os oferecidos pela contabilidade tradicional

2. Profissionalização da folha de pagamento e pró-labore: os serviços incluem o envio de todas as obrigações acessórias trabalhistas, de acordo com o manual do e-Social 

3. Uma preocupação a menos para o empreendedor, que precisa cuidar de vários outros assuntos estratégicos, como o planejamento e o crescimento do negócio.

A terceirização, não apenas da folha de pagamento online como de outras funções contábeis e financeiras, tem se tornado cada vez mais uma tendência. 

Com a Lei da Terceirização aprovada em 2017, não há mais restrições quanto às atividades possíveis de serem transferidas a terceiros. 

Se o empresário entender ser mais vantajoso para o seu negócio do ponto de vista de eficiência operacional e melhoria de resultados, pode terceirizar inclusive as atividades principais.

Programa de folha de pagamento online ou escritório de contabilidade?

Como vimos até aqui, o processamento da folha de pagamento online por uma equipe interna ou por meio da terceirização do serviço depende muito do tamanho de sua empresa e da quantidade de colaboradores.

Se sua empresa é de médio/grande porte, é possível que você tenha um departamento de pessoal e de Recursos Humanos estruturado para cuidar de todas as demandas trabalhistas. 

São casos em que faz sentido ter sistemas avançados de folha de pagamento online, considerando que a equipe se encarregará não apenas o processamento da folha, como também de outras atribuições, como:

• Recrutamento e seleção
• Treinamentos periódicos
• Agendamento de exames laborais admissionais, demissionais e periódicos
• Plano de cargos e salários
• Estratégias de redução do turnover
• Avaliação de desempenho
• Integração dos recém-contratados (onboarding de colaboradores)
• Endomarketing, etc.

A função do setor de Recursos Humanos vai muito além de rotinas burocráticas que podem ser facilmente automatizadas ou terceirizadas a um custo muito menor. 

Por outro lado, se sua empresa tem poucos funcionários, como é o caso da maioria dos negócios no Brasil, a contratação de um escritório de contabilidade externo para cuidar do processamento da folha de pagamento certamente será a melhor alternativa.

Afinal, um parceiro contábil de impacto poderá fazer muito mais do que simplesmente fechar a folha de pagamento de sua equipe.

Esta solução oferecerá diversos outros serviços contábeis e financeiros dentro de pacotes sob medida que podem incluir:

• Cálculo e emissão de guias de impostos, conforme o regime tributário adotado
• Envio de obrigações acessórias contábil e fiscal, além das trabalhistas
• Emissão de notas fiscais
• Conciliação bancária e muito mais.

Caso você escolha uma boa empresa de contabilidade digital, como a Contabilix, terá acesso a uma plataforma gerencial por meio da qual acompanhará todas informações sobre a performance do seu negócio.

Com a demanda a cargo de um parceiro especialista, tudo que você precisará fazer é efetuar os pagamentos, tanto dos impostos quanto dos funcionários, além de importar periodicamente os extratos bancários para dentro da plataforma. 

Por um preço muito em conta, você terceiriza todas as rotinas trabalhistas e contábeis e se livra das amarras burocráticas que tomam tempo e não deixam você focar nas estratégias que realmente importam.

Deixe a folha de pagamento com quem entende

Como você viu, a folha de pagamento online tem muitas vantagens quando comparada ao processamento manual, sobretudo em termos de ganho de produtividade e eficiência. 

Sem dúvida, trata-se de uma solução válida e muito útil para a realidade de empresas de porte considerável que possuam estrutura interna e equipe especialmente contratada para cuidar das demandas de RH.

Para os demais casos, entretanto, a terceirização é o melhor caminho por tudo que destacamos ao longo deste artigo: redução de custo, profissionalização do setor, foco no core business, etc.

Se é o seu caso, temos uma ótima notícia para você.

Na Contabilix, elaboramos a folha de pagamento de seus colaboradores e o pró-labore dos sócios de maneira rápida, prática e eficiente.

Realizamos a emissão dos contracheques, das guias de impostos e de todas as obrigações acessórias trabalhistas.

Tudo isso com uma ótima relação custo-benefício.

Ao contratar um dos nossos planos de serviços (online, expert ou tradicional), você terceiriza as principais demandas contábeis sem complicação, além de contar com um atendimento personalizado.

Para o processamento da folha de pagamento online, além da mensalidade, a Contabilix cobra R$ 28 por cada funcionário, valor que varia conforme o tamanho de sua equipe. 

Fica tudo a um clique de você.

Através da “Área do Cliente na Plataforma”, você poderá acessar todos os documentos de onde estiver, 24 horas por dia.

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