Check list: documentos para abertura de empresa no Brasil

Se você deseja ter o próprio negócio, vai precisar de um check list de documentos para abertura de empresa.

Empreender significa enfrentar diferentes desafios — e o primeiro deles talvez seja a burocracia para colocar o projeto de pé.

Por essa razão, o processo deve ter a devida atenção.

Mas não há motivos para preocupação. 

Para ajudar você nessa etapa, preparamos um artigo completo, com todas as dicas, informações atualizadas e as etapas para o registro da empresa.

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Check list: documentos para abertura de empresa

Abrir um novo negócio é o sonho de muitos brasileiros. 

Mas, logo no início dessa realização, os processos burocráticos para a abertura do empreendimento podem se tornar um verdadeiro entrave.

Além de documentos comuns a quase todos os setores, ainda existem registros específicos para determinados segmentos da economia. 

Assim, o empreendedor precisa estar atento a diferentes tipos de cadastros exigidos quando der início às atividades empresariais.

A fim de orientar você nesse caminho, montamos um check list com todos os principais documentos que precisam ser apresentados ou elaborados na abertura da empresa.

Você vai descobrir como criar um contrato social, fazer o registro na Junta Comercial, solicitar o CNPJ, obter a Inscrição Estadual ou Municipal, requerer o alvará e demais licenças de funcionamento.

Documentos pessoais

Antes mesmo de organizar documentos relacionados ao negócio, você precisa selecionar a documentação pessoal e a dos demais sócios.

Veja, então, quais documentos pessoais dos integrantes da sociedade são necessários para a abertura da empresa:

• RG: cópia simples
• CPF: cópia simples
• Certidão de casamento: caso algum dos sócios seja casado
• Carteira do órgão regulamentador, se houver obrigatoriedade: como OAB, CRA e CREA, por exemplo
• Comprovante de endereço residencial: cópia simples
• Última declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF): cópia.

Documentos básicos da futura empresa

Ainda que a organização não tenha sido formalmente constituída, ela já possui alguns dados.

Portanto, é preciso apresentar os seguintes documentos sobre a nova empresa para a sua abertura:

• Comprovante de endereço comercial: cópia simples. Se a sede da empresa for no mesmo local onde o empresário mora, essa informação não será necessária
• IPTU ou outra documentação em que conste o número da Inscrição Imobiliária ou Indicação Fiscal do imóvel onde a empresa será instalada: cópia simples 
• Atividades da empresa que constarão nos CNAEs a serem registrados 
• Nome fantasia do novo negócio.

Contrato Social

Uma empresa constituída, em termos legais, é uma pessoa jurídica, com direitos e deveres perante a legislação. 

Portanto, os empresários precisam definir como ela é em termos de nome, segmento, capital social, quadro de sócios e outras informações.

Assim, o contrato social é o primeiro documento a ser elaborado. 

Ele registra todos os dados e acordos que compõem a sociedade.

A partir do registro, será possível definir outros direcionamentos para a abertura do empreendimento – inclusive, em outros documentos.

Para ser legitimado, o contrato social precisa ser registrado na Junta Comercial ou em um cartório de pessoas jurídicas, no caso de Sociedades Simples.

Mas atenção: esse documento se aplica apenas às empresas abertas em regime de sociedade.

Veja qual é a sua versão para outras naturezas jurídicas:

• MEI – Microempreendedor Individual: Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI)
• EI – Empresário Individual: Requerimento de Empresário

Registro na Junta Comercial

Importante dizer que, antes mesmo do registro do contrato social, é preciso formalizar o “nascimento” do negócio.

Assim, o registro na Junta Comercial do estado é o início oficial da existência da empresa.

No órgão, é necessário fazer um pedido de viabilidade.

A partir dessa solicitação é que haverá a análise da probabilidade de criação do negócio.

Veja o que o pedido de viabilidade avalia:

• Possibilidade de exercício da atividade econômica desejada no endereço pretendido
• Disponibilidade do nome empresarial desejado
• Enquadramento no Corpo de Bombeiros e outros.

Em cada estado, pode haver diferentes análises prévias para o cadastro da empresa. 

Portanto, é importante conhecer as exigências estaduais da Junta Comercial.

Depois que a viabilidade foi conferida e atestada, é preciso fazer a solicitação do CNPJ na Receita Federal, como veremos adiante, e pagar a taxa referente à abertura da empresa.

Em todos os estados, a Junta Comercial mantém convênio com a Receita Federal e, assim, todo o processo é realizado de forma simultânea.

Solicitação de CNPJ

No momento em que a empresa é documentada pelo contrato social e oficializada na Junta Comercial, outro documento é emitido: o CNPJ.

Da mesma forma que as pessoas físicas têm seu CPF (Cadastro de Pessoa Física), as jurídicas são obrigadas a possuir o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica.

O número é cadastrado na Receita Federal e serve para identificar uma pessoa jurídica junto ao órgão.

Para realizar a inscrição no CNPJ, é necessário seguir todo o procedimento requerido pela Receita Federal e detalhado no site do Ministério da Economia.

Basicamente, a solicitação de CNPJ para a abertura de empresa requer o preenchimento do DBE (Documento Básico de Entrada), por meio do site Coleta Web da Receita Federal. 

Em resposta, a Receita Federal já gera o contrato social padrão.

Enquanto o procedimento é realizado, hora de conferir como fazer a Inscrição Estadual ou Municipal do negócio.

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Inscrição Estadual e/ou Inscrição Municipal

Quais empresas precisam ter Inscrição Estadual e quais devem realizar a Inscrição Municipal? 

Essa é uma dúvida muito frequente entre os empreendedores. 

Para entendermos um pouco melhor sobre este documento, é importante compreender o básico sobre tributação brasileira.

No Brasil, os impostos são pagos a diferentes esferas. Assim, a competência de cobrança dos tributos se divide entre:

• União – impostos federais, como Imposto de Renda
• Estados – impostos estaduais, como o ICMS
• Municípios – impostos municipais, como o ISS.

Logo, cada um é responsável pela fiscalização e execução de determinados tributos. 

Para fazer o controle do quanto cada empresa deve pagar em impostos, os entes federativos acompanham a movimentação da inscrição.

No caso de negócios que precisam pagar o ICMS, a Inscrição Estadual é obrigatória. 

Já as empresas que devem contribuir com o ISS têm que fazer a Inscrição Municipal.

Basicamente, empreendimentos que comercializam produtos são obrigados a ter a primeira.

Assim, empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual, de comunicação e de energia devem ter a Inscrição Estadual.

A Inscrição Municipal, por outro lado, fica reservada aos prestadores de serviço e deve ser realizada diretamente no município de atuação da empresa.

Além disso, organizações que se enquadram tanto como comércio, quanto como serviço, por exemplo, devem realizar as duas inscrições.

Por fim, como se tratam de documentos que são emitidos nos estados e municípios, pode haver diferenças no processo de emissão deles para a abertura de empresa. 

Portanto, é fundamental estar bem assessorado sobre os critérios para dar sequência ao check list de documentos para abertura de empresas.

Não abra mão do suporte de um contador nessa hora.

Alvará

O alvará é muito mais do que apenas uma “plaquinha” emoldurada e pendurada na parede. 

Trata-se de um documento importante e necessário para o funcionamento regular do negócio.

É por meio do alvará que a prefeitura dá a permissão para que o empreendimento possa operar. 

Para isso, diferentes critérios serão analisados de acordo com as regras municipais e ramo de atividade.

Assim, a fiscalização irá avaliar a sede, fazer as observações para adequação – quando necessário – e, então, liberar o funcionamento da empresa.

Da mesma forma, conhecer os requisitos legais do município é essencial para o empreendedor conseguir a liberação.

Alvará do Corpo de Bombeiros

Cada estado brasileiro tem as suas próprias regras relacionadas à obrigatoriedade e à emissão do alvará do Corpo de Bombeiros.

Em Minas Gerais, por exemplo, todas as empresas devem passar por um processo de licenciamento junto ao órgão, independentemente do ano de abertura, atividade econômica ou porte.

Já a corporação do estado do Rio de Janeiro tem uma lista de usos e atividades que estão sujeitos ao certificado.

Portanto, converse com seu contador para entender se a sua empresa está obrigada ou não à obtenção do alvará do Corpo de Bombeiros.

Em caso positivo, o profissional indicará a você todos os procedimentos necessários para a emissão do certificado.

Alvará da Vigilância Sanitária

Outro documento necessário para a abertura de alguns tipos de empresa é o alvará da vigilância sanitária.

Semelhante à documentação do Corpo de Bombeiros, ele deve ser emitido de acordo com as regras e diretrizes de cada unidade federativa.

No geral, o alvará da vigilância sanitária é obrigatório para empresas dos setores de alimentação, serviços e produtos para saúde, além de serviços veterinários.

Em atividades de alto risco, a emissão do documento poderá exigir o cumprimento de requisitos – como a aprovação de projeto arquitetônico e inspeção sanitária.

Licença Ambiental

Segundo o Ministério do Meio Ambiente, precisam da licença ambiental as empresas que atuam nestas áreas:

• Agricultura, florestas, caça e pesca
• Mineração
• Indústrias
• Transportes
• Serviços
• Obras civis
• Empreendimentos turísticos, urbanísticos e de lazer
• Biotecnologia.

Neste sentido, o documento deve ser apresentado durante a abertura da empresa a fim de qualificá-la para executar atividades relacionadas ao meio ambiente.

Cadastro na Previdência Social

Para contratar funcionários e se manter regular em relação a questões trabalhistas, a empresa precisa cadastrar-se na Previdência Social em até 30 dias após o início das suas atividades.

O procedimento deverá ser feito gratuitamente no “Meu INSS”, o site oficial do instituto.

Após o cadastro, a organização terá o seu número de inscrição do trabalhador (NIT) e poderá, então, contratar funcionários.

Quais os documentos necessários para emitir nota fiscal?

A nota fiscal é o principal documento que formaliza uma operação de venda de produtos/serviços, sendo exigida em todas as transações comerciais.

Além de ter registro no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), para emitir o documento é preciso ter outras inscrições tributárias, como a municipal e a estadual, dependendo da natureza do negócio.

A Inscrição Estadual, como vimos, é necessária para empresas que comercializam produtos, enquanto a Inscrição Municipal é exigida para prestadores de serviços.

Com os documentos cadastrais devidamente formalizados, você ainda precisa de informações complementares para emitir nota fiscal, como:

• Nome completo do comprador e do vendedor
• Razão social e CNPJ da empresa
• Natureza da transação (venda de mercadorias, prestação de serviços, entre outros)
• Descrição detalhada dos produtos ou serviços oferecidos
• Certificado digital, no caso das NF-e
• Emissor de nota fiscal (as plataformas contábeis geralmente oferecem o serviço)
• Acesso à internet.

Além dos documentos: outros passos da abertura de empresa

Depois que o check list de documentos para abertura de empresa for finalizado, existem outros procedimentos que devem ser adotados.

Desse modo, ainda será necessário encaminhar para o registro da empresa:

• Cadastro no INSS
• Registro em conselhos de classe, quando for o caso
• Emissão de certidões
• Solicitação de certificado digital
• Outros documentos específicos à empresa em questão.

Veja que abrir uma empresa demanda diferentes etapas e precisa ser um processo bem feito, a fim de evitar retrabalhos e custos indesejados.

Mais uma vez, vale destacar a importância de uma assessoria contábil acessível, segura e eficaz.

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Regime tributário e natureza jurídica: decisões para a abertura de empresa

A escolha do regime tributário e da natureza jurídica também faz parte do processo de abertura de uma empresa — e precisa ser feita com critério. 

Afinal, são decisões que influenciam diretamente o modo como a empresa será tributada e as obrigações que precisará cumprir.

Regime tributário

O regime tributário define como a empresa pagará seus impostos e tem papel central na otimização da carga tributária, uma estratégia que faz parte do planejamento tributário. 

No Brasil, existem três principais regimes:

1. Simples Nacional: voltado a micro e pequenas empresas, unifica tributos federais, estaduais e municipais, facilitando a apuração e o recolhimento
2. Lucro Presumido: regime intermediário, dedicado a empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões
3. Lucro Real: regime geral, dedicado a empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões ou que optem por essa modalidade para calcular os tributos com base no lucro real obtido no exercício fiscal.

Natureza jurídica

A natureza jurídica, por sua vez, define a estrutura legal da empresa, podendo ser mais simples (no caso do empresário que atua sozinho) ou mais complexas, como as sociedades por ações. 

A seguir, confira as principais: 

1. MEI (Microempreendedor Individual): destinada a empresários individuais que faturam até R$ 81 mil por ano e tem apenas um funcionário, é a mais simples de registrar e gerir
2. EI (Empresário Individual): nesta modalidade, o empresário responde com seu patrimônio pessoal pelas obrigações da empresa, ou seja, não há separação jurídica entre os bens pessoais e os da empresa
3. SLU (Sociedade Limitada Unipessoal): não exige sócio adicional e limita a responsabilidade do proprietário ao capital social da empresa. É similar à Sociedade Limitada
4. LTDA (Sociedade Limitada): composta por dois ou mais sócios, se caracteriza basicamente pela responsabilidade limitada dos sócios ao valor de suas quotas no capital social. É a natureza jurídica mais utilizada no Brasil
5. S/A (Sociedade Anônima): tipo de natureza jurídica mais completa e complexa. Pode ser de capital aberto (com ações negociadas em bolsa) ou de capital fechado.

Como vimos, cada natureza jurídica tem suas próprias regras e características. 

Fazer a escolha certa evita custos desnecessários, além de permitir uma gestão mais eficiente.

A boa notícia é que é possível mudar de natureza jurídica e regime tributário, observadas as regras de cada uma, na medida em que o negócio cresce. 

Em qualquer uma das situações, é sempre importante ter o apoio de um contador, profissional que domina as nuances de todo o processo.

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Quanto custa abrir uma empresa no Brasil?

Antes de aprofundar a resposta, é importante que você saiba que o valor para a abertura de uma empresa no Brasil pode variar bastante.

Alguns fatores são essenciais para compreender o custo, como tamanho, segmento e localização do negócio.

Essas características definirão, por exemplo, tipos de documentos exigidos, além de impostos a serem pagos.

Do ponto de vista burocrático, considere custos com:

• Elaboração de Contrato Social (incluindo honorários advocatícios)
• Registro na Junta Comercial
• Regularização para emissão de alvará
• Licenças de funcionamento
• Consultoria contábil.

Ainda leve em conta os valores pagos por registro em conselhos de classe, emissão de certidões e Certificado Digital, além de outras despesas.

Um levantamento feito pela Doing Business mostra que os valores podem ser muito diferentes de uma região para outra. 

Considerando pré-registro, registro e pós-registro, segundo a pesquisa, o custo varia de R$ 500,00 no Ceará a R$ 4.500,00 no Mato Grosso. 

Na média brasileira, o desembolso apenas com taxas de abertura gira em torno de R$ 1.500,00, desconsiderando eventuais honorários contábeis e/ou advocatícios.

Vale ressaltar que os dados do estudo não consideram o registro de marcas e patentes, que devem ser feitos no INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial).

Por que ter um contador para abertura de empresa?

Abrir uma empresa é um processo extenso e burocrático. 

Trata-se de um processo que exige conhecimento sobre as normas e compreensão sobre as necessidades de cada modelo de negócio.

Como vimos, os procedimentos podem sofrer alterações de acordo com os estados e municípios, além das etapas federais.

Portanto, é fundamental ter o acompanhamento de um contador na abertura de empresa. 

Ele é o profissional que tem a qualificação e as ferramentas necessárias para realizar um processo ágil e dentro das demandas legais.

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O processo de checklist de documentos para abertura de empresa pode ser facilitado com a ajuda de um contador.

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