Descontos na folha de pagamento: quais são e como calcular?

Os descontos na folha de pagamento fazem parte das rotinas mensais do departamento de pessoal e você, como empreendedor, precisa saber o que a legislação diz a respeito.

Afinal, há limites para o total de deduções e outras premissas que precisam ser observadas conforme cada caso.

Se você quer saber quais são os descontos na folha de pagamentos obrigatórios, quais são opcionais e em que circunstâncias eles podem ser aplicados, continue a leitura. 

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O que são descontos na folha de pagamento?

Descontos na folha de pagamento são deduções feitas no contracheque do trabalhador conforme as disposições da legislação em vigor, notadamente o artigo 462 da CLT (Consolidações das Leis do Trabalho).

O referido artigo diz que “ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo”.

Entende-se por “adiantamentos”, além dos vales concedidos pela empresa ao colaborador no decorrer do mês, alguns benefícios opcionais, como plano de saúde, plano odontológico ou vale-farmácia.

Os “dispositivos da lei” mencionados no artigo são os descontos predeterminados, como o da previdência social, faltas injustificadas, Imposto de Renda ou pensão alimentícia.

Por fim, há os descontos previstos em convenção ou acordo coletivo de trabalho, desde que o funcionário não tenha se manifestado expressamente contrário à decisão.

O que pode ser descontado do salário do trabalhador?

Os descontos na folha de pagamento, como vimos, podem ser obrigatórios ou facultativos.

A seguir, confira mais detalhes:

INSS

O desconto na folha de pagamento da contribuição ao INSS é compulsório e varia conforme a faixa salarial do colaborador. 

O método de cobrança mudou a partir da Reforma da Previdência, em 2019. 

Desde então, as taxas incidentes sobre as faixas salariais passaram a ser progressivas, o que, na prática, resulta em uma alíquota efetiva menor.

Tabela 2024:

• Até R$ 1.412: 7,5%
• De R$ 1.412,01 a R$ 2.666,68: 9%
• De R$ 2.666,69 a R$ 4.000,03: 12%
• De R$ 4.000,04 a R$ 7.786,02: 14%.

O desconto na folha de pagamento do INSS não é uma opção, ou seja, recai sobre toda e qualquer renda proveniente do trabalho, tenha o profissional carteira assinada ou não.

Imposto de Renda

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) também é um desconto compulsório na folha de pagamento, conforme determinação legal. 

É responsabilidade do empregador calcular o quanto seus funcionários devem de Imposto de Renda com base na faixa salarial, fazer o recolhimento e repassar os valores ao governo. 

O desconto em folha do Imposto de Renda é feito com base na seguinte tabela (IR 2024):

A retenção na fonte do Imposto de Renda funciona como um tipo de antecipação ao Fisco.

Na Declaração de Ajuste Anual, o contribuinte informa outras fontes complementares de renda, bem como as despesas dedutíveis (se houver), podendo ter direito a restituição ou ser obrigado a pagar um DARF complementar. 

Vale-transporte

O desconto na folha de pagamento do vale-transporte tem uma legislação específica: a Lei Federal 7.418, de 16 de dezembro de 1985.

Em seu Art. 4º, a lei diz que “a concessão do benefício implica a aquisição, pelo empregador, de vales-transporte necessários aos deslocamentos residência-trabalho e vice-versa no serviço de transporte que melhor se adequar”.

A lei diz que o “empregador deve arcar com os gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico”.

Ou seja, até o limite de 6% do salário, o funcionário paga pelo transporte.

Acima disso, a responsabilidade é da empresa.

Pensão alimentícia

A pensão alimentícia, em geral, é descontada da folha de pagamento quando há uma determinação judicial comunicada à empresa por meio de ofício.

São situações nas quais o empregador deve ficar atento às informações do documento, como nome do credor, do devedor, valor do desconto (nominal ou percentual) e a conta bancária para a qual os valores devem ser transferidos.

Em alguns casos, a pensão pode ser descontada do contracheque também por autorização do colaborador, desde que por meio de documento devidamente formalizado.

Na hipótese de determinação judicial, vale ressaltar que o empregado não pode se recusar a cumprir a ordem (crime de desobediência), da mesma forma que a empresa não pode extraviar os recursos (crime de apropriação indébita).

Contribuição sindical

Desde que a Lei 13.467/2017 (Reforma Trabalhista) entrou em vigor, a contribuição sindical não é mais obrigatória.

Contudo, caso o funcionário queira contribuir com o sindicato da categoria, o desconto deve ocorrer no mês de março, equivalente a um dia de trabalho.

O objetivo é financiar os sindicatos responsáveis por defender os direitos dos profissionais a ele vinculados.

Danos causados pelo empregado

Eventuais danos causados pelo empregado à empresa também podem fazer parte dos descontos na folha de pagamento. 

Está no Art. 462 da CLT, § 1º, que diz: 

“Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que essa possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado”.

Nesse caso, a empresa deve:

• Comprovar a culpa ou dolo do trabalhador
• Apurar a extensão dos danos
• Observar a previsão de desconto no contrato de trabalho
• Respeitar o limite de descontos em folha.

Adiantamento salarial

O adiantamento é o pagamento antecipado de parte do salário, geralmente feito por solicitação do empregado.

Não há uma regra específica quanto aos limites da concessão de vales, a menos que seja regulamentado por convenção coletiva de trabalho.

A empresa também não é obrigada a conceder adiantamento, mas caso o faça, o desconto na folha precisa de autorização.

Portanto, é importante atentar-se às regras do acordo coletivo e arquivar em local de fácil acesso os documentos comprobatórios.

Atrasos e faltas

A CLT permite o desconto na folha de pagamento de atrasos e faltas, mas é importante atentar-se ao que diz a lei em seu artigo 58:

“Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de 5 minutos, observado o limite máximo de 10 minutos diários”.

Quanto às faltas, o desconto pode ou não ocorrer, dependendo do teor da justificativa.

Benefícios opcionais ao trabalhador

Existem ainda diversos serviços que podem ser contratados mediante parcerias com a empresa e que podem resultar em descontos na folha de pagamento. 

Alguns exemplos são:

• Plano de saúde
• Plano de assistência odontológica
• Seguro de vida
• Previdência complementar
• Vale-cultura
• Vale-academia, entre outros.

Quais descontos na folha de pagamento são proibidos?

Alguns tipos de descontos são vedados por lei, ou seja, não podem ser aplicados na folha de pagamento do trabalhador.

A seguir, destacamos os principais:

Materiais e equipamentos de trabalho

A empresa não pode descontar do salário do colaborador valores referentes a materiais ou equipamentos necessários para o desempenho de suas funções.

Conforme a legislação trabalhista, fornecer essas ferramentas é responsabilidade exclusiva do empregador.

Qualquer tentativa de repassar esses custos ao trabalhador seria considerada uma prática abusiva.

Treinamentos fornecidos pela empresa

Da mesma forma, os custos com treinamentos fornecidos pela empresa, especialmente aqueles que são essenciais para o desenvolvimento das atividades do colaborador, não podem ser repassados ao funcionário.

Treinamentos obrigatórios ou relacionados ao aprimoramento profissional são investimentos que a empresa faz no desenvolvimento de seu time — e não uma despesa que deve ser arcada pelo colaborador.

Descontos não autorizados pelo empregado

Qualquer desconto que não tenha base em lei, convenção coletiva ou contrato individual de trabalho é considerado ilegal, a menos que o empregado tenha dado autorização expressa por escrito.

Sem autorização formal, o empregador não pode efetuar deduções, independentemente do motivo.

Equipamentos de proteção individual (EPI)

A empresa é obrigada a fornecer gratuitamente os EPIs necessários para garantir a segurança dos trabalhadores.

Assim, qualquer tentativa de cobrar pelos equipamentos, como uniformes ou itens de proteção, é ilegal, salvo em casos de dano ou perda por dolo do empregado.

Como funciona o empréstimo com desconto em folha?

O empréstimo consignado é uma modalidade de crédito que permite ao trabalhador pagar as parcelas diretamente descontadas da folha de pagamento.

Uma das principais vantagens dessa operação é que as taxas de juros tendem a ser menores do que as praticadas em outras opções de crédito, devido ao baixo risco de inadimplência.

Esse tipo de empréstimo pode ser solicitado por empregados do setor público e privado, bem como aposentados e pensionistas do INSS.

Mas há um limite máximo para o valor das parcelas: de acordo com a legislação, elas não podem exceder 30% do salário líquido do trabalhador.

O desconto é feito diretamente no contracheque, o que garante maior segurança para as instituições financeiras e facilita o controle do trabalhador sobre suas finanças.

Para contratar um empréstimo consignado, o empregado deve solicitar autorização à empresa, que será responsável por intermediar a transação e repassar os valores ao credor.

Descontos em folha de pagamento para estagiários e aprendizes

Estagiários têm um regime especial em relação aos descontos na folha de pagamento, já que suas contratações seguem regras diferentes dos contratos CLT.

Como a remuneração pelo trabalho, quando aplicada, recebe o nome de “bolsa”, não há desconto de INSS ou FGTS, levando em conta que o estagiário não possui vínculo empregatício.

Apesar disso, alguns descontos podem ser feitos, como os relativos ao vale-transporte, desde que a concessão do benefício seja oferecida pela empresa.

Os aprendizes, por outro lado, são contratados sob o regime da CLT, havendo, portanto, incidência de descontos de INSS, FGTS, vale-transporte e outros, assim como ocorre com outros colaboradores. 

Em ambos os casos, é fundamental observar as regras específicas de cada tipo de contrato para evitar irregularidades e garantir o cumprimento da legislação.

No Brasil, o contrato de aprendizagem é regulado pela CLT, em seus Artigos 428 e seguintes. O estágio tem legislação própria: a Lei do Estágio.

Existe um limite de desconto em folha de pagamento?

Sim, os descontos na folha de pagamento não podem ultrapassar 70% do valor do salário do colaborador.

Pelo menos dois dispositivos na legislação trabalhista tratam do assunto: o Art. 82 da CLT e a Orientação Jurisprudencial número 18, da Seção de Dissídios Coletivos do TST.

A CLT diz que “o salário mínimo pago em dinheiro não será inferior a 30% (trinta por cento) do salário mínimo fixado para a região, zona ou subzona”.

O objetivo, conforme o ministro Guilherme Bastos em julgamento no TST, é assegurar um mínimo de remuneração em espécie para o sustento do trabalhador e da sua família. 

Esse, contudo, é o limite geral, somando todos os descontos na folha de pagamento.

As deduções específicas devem ser analisadas caso a caso.

Para os descontos em verbas rescisórias, por exemplo, o limite estabelecido pela legislação é de 40%, conforme a Lei 10.820/2003.

Qual a responsabilidade do empregador nos descontos em folha de pagamento?

O empregador tem uma série de responsabilidades quando se trata dos descontos na folha de pagamento.

Em primeiro lugar, é necessário que todos os descontos sejam devidamente justificados e estejam dentro dos limites permitidos pela legislação.

Descontos indevidos podem resultar em ações trabalhistas, multas e até sanções mais severas, dependendo da gravidade.

O empregador deve estar atento também às normas específicas que regulam certos tipos de deduções, como o empréstimo consignado, pensão alimentícia e contribuições sindicais. 

Em caso de ordem judicial, como no caso da pensão alimentícia, o descumprimento pode configurar crime de desobediência.

É também de responsabilidade da empresa garantir que o trabalhador tenha sempre acesso às informações sobre os descontos aplicados, seja por meio do contracheque detalhado ou pelo setor de Recursos Humanos.

Como calcular desconto em folha de pagamento?

Os descontos na folha de pagamento, como vimos, precisam ser feitos de acordo com o que determina a legislação. 

Para não correr o risco de errar no cálculo, o ideal é você manter um fluxo de informações organizado e sistematizado, de forma a garantir uma rotina eficiente de trabalho.

O profissional responsável pelo Departamento Pessoal ou a empresa terceirizada para este fim deve ter acesso a todas as informações necessárias ao fechamento da folha, como:

1. Proventos: salário contratual, remuneração variável, adicionais, etc.
2. Descontos: INSS, adiantamentos, contribuição sindical (se houver), vale-transporte, planos de saúde, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), faltas ou atrasos, entre outros
3. Documentos comprobatórios: relatório de ponto, requisição de adiantamentos, ofício do poder judiciário e autorizações do funcionário.

O fechamento da folha de pagamento é um trabalho burocrático e rotineiro, mas que precisa ser executado com cautela, afinal, trata-se de um aspecto sensível da relação empresa-empregado.

Para evitar equívocos, a dica é deixar essa tarefa com quem entende do assunto, como a Contabilix, contabilidade online, fácil e segura para o seu negócio. 

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