A contabilização de folha de pagamento é parte fundamental da gestão de recursos humanos de qualquer empresa, tanto no aspecto legal quanto gerencial.
Seu objetivo é garantir que os colaboradores sejam devidamente remunerados pelo trabalho prestado, evitando brechas para equívocos e inconsistências.
Ao longo deste post, vamos explicar como funciona o processo e dar exemplo de como executar essa tarefa de forma eficiente e prática.
Vamos lá?
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O que é contabilização de folha de pagamento?
A contabilização de folha de pagamento é o processo de escrituração contábil de todas as transações financeiras relacionadas à remuneração dos colaboradores.
Trata-se de uma das principais rotinas do departamento pessoal, cujo objetivo é garantir que os valores pagos aos funcionários estejam devidamente documentados e refletidos nas contas contábeis.
Assim como qualquer outra movimentação financeira que ocorre dentro de uma organização, a contabilização é feita de acordo com a regra de débito e crédito.
Para a empresa, a folha de pagamento é uma despesa e, como tal, tem impactos nos resultados e nas demonstrações financeiras.
Ao organizar os lançamentos, além de manter a conformidade legal e regulatória da empresa perante a legislação trabalhista, o gestor tem em mãos informações úteis para a tomada de decisão.
Estrutura para contabilização da folha de pagamento
Para estruturar a contabilização da folha de pagamento, você precisará seguir um roteiro que permita organizar os dados e os lançamentos nos mínimos detalhes.
O passo a passo se resume basicamente em:
- Coleta de dados: registro de horas trabalhadas, benefícios, deduções e outras transações relacionadas
- Classificação de contas: criação de uma estrutura contábil que permita a classificação adequada de todas as movimentações relacionadas à folha de pagamento
- Lançamento débito e crédito: registro de cada transação individualmente nas respectivas contas contábeis, garantindo que os valores estejam em conformidade com as normas e regulamentações vigentes
- Conciliação: conferência entre os valores registrados na contabilidade e os valores efetivamente pagos aos funcionários e às autoridades fiscais.
A contabilização de folha de pagamento deve ser feita de forma regular e precisa, de maneira a garantir o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.
Por se tratar de uma rotina dentro do departamento de pessoal, a utilização de um software de gestão facilita muito o trabalho, tornando o processo mais eficiente e confiável.
Como contabilizar a folha de pagamento?
A contabilização da folha de pagamento, do ponto de vista dos lançamentos contábeis, é um processo totalmente automatizável, desde que você tenha a parceria de uma contabilidade online, fácil e segura.
Para que o sistema contábil seja alimentado corretamente, no entanto, você precisa calcular as variáveis da folha de pagamento.
Dependendo dos sistemas de gestão que sua empresa usar, pode ser possível integrar as plataformas, de maneira que a contabilidade tenha acesso ao controle de ponto e a outras informações pertinentes, como bônus e comissões.
Se não for o caso, as variáveis deverão ser informadas manualmente.
A seguir, confira um passo a passo de como fazer.
1. Reúna os dados da folha de pagamento
O primeiro passo para fazer a contabilização da folha de pagamento é reunir todas as informações relacionadas às equipes de colaboradores.
As principais são:
- Nome e cargo do funcionário
- Salário base
- Horas trabalhadas
- Adicionais
- Benefícios
- Descontos.
Alguns dados são recorrentes, como salário e encargos.
Outros são variáveis, como horas extras, faltas, atrasos e remuneração por produtividade.
2. Calcule os proventos
Os proventos são os valores pagos aos funcionários a título de remuneração pela prestação do serviço.
Você precisará levar em conta no cálculo o salário base, bem como as horas extras, as comissões, os adicionais e os benefícios.
3. Calcule os descontos
Você precisará calcular também os descontos da folha de pagamento, que são divididos entre obrigatórios (INSS, FGTS e Imposto de Renda) e os facultativos (vale-transporte, plano de saúde, vale-refeição, etc).
Cabe mencionar que os descontos na folha de pagamento não podem ultrapassar 70% do salário bruto do trabalhador.
4. Faça os lançamentos contábeis
Com os cálculos feitos, o passo seguinte é efetuar os lançamentos — registros dos valores nas contas contábeis da empresa.
Para simplificar o entendimento, vamos usar um exemplo.
Imagine um colaborador que recebe um salário fixo por mês de R$ 1.320 – sem remuneração variável, para facilitar a nossa conta.
Consideremos neste exemplo apenas dois encargos trabalhistas no lançamento contábil: o desconto do INSS e a contribuição para o FGTS.
Fica assim:
- Salário base: R$ 1.320
- Desconto do INSS: R$ 99 (7,5% sobre o salário, conforme tabela progressiva definida pelo governo)
- Pagamento ao FGTS: R$ 105,60 (8% sobre o salário bruto).
Quanto ao lançamento da contabilização da folha de pagamento, você pode fazer da seguinte forma:
- D (débito) — Conta “Despesa com salário”: R$ 1.320
- C (crédito) — Conta “Salários a pagar”: R$ 1.320
- D (débito) — Conta “Salários a pagar”: R$ 99
- C (crédito) — Conta “INSS a recolher”: R$ 99
- D (débito) — Conta “FGTS”: R$ 105,60
- C (crédito) — Conta “FGTS a pagar”: R$ 105,60.
Vale ressaltar que os lançamentos contábeis obedecem ao método de partidas dobradas, em que para cada débito há um crédito correspondente.
O conceito de débito e crédito costuma causar confusão, principalmente por causa da visão que temos das operações bancárias de pagamento.
Isso pode ser explicado da seguinte maneira: se uma conta recebe algo (destino), é debitada.
Se entrega algo (origem), é creditada.
Contabilidade da folha de pagamento online, fácil e segura
A contabilização de folha de pagamento, como vimos, pode parecer algo burocrático e até difícil de compreender, mas com a ajuda da tecnologia, tudo fica mais fácil.
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