Contabilidade virtual: o que é, como funciona e por que adotar

A contabilidade virtual está transformando a relação das empresas com seus contadores no mundo todo.

No lugar de rotinas burocráticas e papelada, o novo modelo contábil é baseado em tecnologia, automação e estratégia, como a era digital exige. 

Para você, significa ter acesso a serviços contábeis 100% online e resolver todas as obrigações da empresa pela internet, sem complicação e burocracia.

E o melhor: por preços mais acessíveis e com planos sob medida para as suas necessidades.  

Ficou interessado? Então, siga a leitura e entenda por que a contabilidade virtual é ideal para o seu negócio. 

Contabilidade virtual: o que é?

Contabilidade virtual é uma forma de prestar serviços contábeis com o apoio da tecnologia que está se consolidando na era digital.

Basicamente, as empresas adeptas desse novo modelo utilizam softwares, ferramentas e plataformas online para agilizar suas rotinas, acabar com as tarefas repetitivas e oferecer soluções estratégicas aos seus clientes.

Ou seja: ficam para trás a papelada e a burocracia, dando lugar a documentos digitais e sistemas inteligentes que tornam o trabalho muito mais rápido e eficiente.

Tudo o que era feito em planilhas e softwares locais passa a ser resolvido pela internet, poupando tempo e liberando a equipe para se dedicar a questões mais importantes — como ajudar seu negócio a crescer, por exemplo. 

Para as empresas, é uma forma de ganhar produtividade e ampliar sua atuação, enquanto os clientes ganham com a qualidade e agilidade dos serviços. 

Em vez de perder tempo com leva e traz de documentos, você pode simplesmente baixar seus relatórios e guias de impostos atualizados em um sistema 100% conectado ao contador, por exemplo. 

Da mesma forma, não é mais obrigatório ir ao escritório ou telefonar: no mundo digital, o contador está sempre disponível via e-mail, chat, whatsapp e videochamada. 

Por isso a contabilidade virtual já é tendência global e promete dominar a área nos próximos anos. 

Como funciona a contabilidade virtual

A contabilidade virtual transporta o escritório contábil para o mundo digital, permitindo que todos os serviços sejam ofertados pela internet. 

Estes são alguns exemplos de tarefas que migram para a internet:

• Cálculo e emissão automática de guias de impostos 
• Emissão de notas fiscais eletrônicas online
• Preenchimento e entrega de declarações e obrigações acessórias pela internet
• Monitoramento em tempo real das finanças e contas da empresa
• Gestão de documentos digitais armazenados na nuvem
• Suporte ao cliente online por telefone, chat, e-mail, whatsapp, videochamadas, entre outros meios 
• Conciliação bancária (conferência de extrato bancário).

Além disso, todas as tarefas repetitivas como preenchimento manual de dados e cálculos podem ser automatizadas com sistemas contábeis, tornando o fechamento mensal muito mais simples e rápido.

Claro que o contador continua sendo indispensável para conferir os dados, apurar impostos, fazer lançamentos e organizar os documentos do cliente, mas a tecnologia permite que ele se foque em questões mais estratégicas em vez de perder tempo com tarefas manuais. 

Diferença entre contabilidade virtual, online e digital

Na prática, contabilidade virtual, online e digital são usados como sinônimos para indicar escritórios contábeis que prestam serviços pela internet. 

A principal diferença é que a contabilidade online costuma se referir aos serviços prestados por meio de plataformas baseadas na nuvem, ou seja, com servidores remotos e sistemas 100% online.

Com esse tipo de solução, você não precisa instalar nenhum tipo de software nos computadores locais da empresa: basta acessar o sistema de contabilidade na nuvem pelo navegador a qualquer hora e lugar, inclusive pelo celular ou tablet. 

Por outro lado, também existem sistemas de contabilidade tradicionais, com servidores locais e softwares instalados nas máquinas, mas que não deixam de ser “digitais” por se tratar de soluções informatizadas. 

No entanto, o padrão do mercado é chamar de contabilidade virtual, online e digital o modelo dos escritórios online, que facilitam a vida do empreendedor resolvendo tudo a distância e disponibilizando soluções na nuvem. 

Quem usa a contabilidade virtual hoje

Hoje, 58% das grandes empresas globais utilizam a contabilidade virtual em suas operações, segundo dados do Accounting Today publicados na Finances Online.

Além disso, a previsão é que 78% das micro e pequenas empresas dos EUA adotem a contabilidade online, segundo uma pesquisa da Accountancy Age. 

No Brasil, uma pesquisa feita pela Capterra em parceria com a Gartner, publicada na PEGN, revela que 25% das micro e pequenas empresas já utilizam softwares de contabilidade virtual.

Apesar do número tímido, boa parte das PMEs que ainda usa planilhas e papéis pretende adotar a tecnologia: 73% planejam investir em uma solução de contabilidade digital ainda este ano.

É interessante perceber que a contabilidade virtual torna o serviço mais acessível, principalmente para os pequenos negócios, que não costumam ter verba suficiente para implementar um sistema interno ou contratar uma empresa tradicional de assessoria contábil.

7 motivos para adotar a contabilidade virtual no seu negócio

Sobram motivos para adotar a contabilidade virtual no seu negócio e embarcar na era digital dos serviços contábeis.

Confira os mais importantes.

1. Cabe no seu orçamento

Uma das grandes vantagens da contabilidade virtual é o preço mais acessível praticado pelas empresas que adotam o modelo.

Isso é possível graças à tecnologia, que automatiza diversas tarefas e permite que os escritórios trabalhem com equipes mais enxutas, reduzam gastos e repassem essa economia para os clientes nos preços. 

Assim, você não precisa desembolsar muito dinheiro para ter um serviço contábil de qualidade e assessoria completa nas áreas fiscal, contábil, societária e trabalhista. 

Por isso, muitas micro e pequenas empresas usam a contabilidade online para profissionalizar sua gestão gastando pouco. 

2. Você só paga pelo que usa

As empresas contábeis virtuais trabalham com um modelo de comercialização chamado  SaaS (Software as a service, ou software como serviço).

Basicamente, você paga uma assinatura mensal e “aluga” um software baseado em nuvem pela internet, escolhendo um plano de serviços de acordo com as necessidades da sua empresa.

Dessa forma, você paga apenas pelos recursos que usa e pode escolher um pacote adequado para as demandas do negócio, sem que faltem ou sobrem funcionalidades. 

Além disso, você tem mais controle financeiro sobre os serviços contratados, já que o valor do pagamento mensal, semestral ou anual é fixo — fora os serviços extras que podem ser adquiridos à parte. 

3. Você resolve tudo pela internet

O grande atrativo da contabilidade online é permitir que todas as obrigações da empresa sejam resolvidas rapidamente pela internet.

Dependendo da empresa contratada e sistema utilizado, você pode solucionar a contabilidade do mês em menos de 15 minutos.

Tudo o que você precisa fazer é enviar os dados que os contadores precisam para fazer seu fechamento contábil, calcular impostos e fechar a folha de pagamento, por exemplo.

Logo, as tarefas serão simples como enviar um extrato bancário da empresa ou preencher os dados de ponto, horas extras e férias de funcionários.

Depois, basta pagar as guias de impostos e ficar tranquilo em relação às obrigações com a Receita Federal e Ministério do Trabalho. 

4. Os dados ficam acessíveis 24/7

Outro ponto a favor da contabilidade digital é a possibilidade de acessar seus dados a qualquer hora e lugar.

No modelo tradicional, você depende do contador para obter relatórios, consultar impostos pagos e obrigações enviadas, por exemplo. 

Com uma plataforma contábil online, essas informações ficam disponíveis 24 horas e 7 dias por semana, e você pode acessá-las do computador, celular ou tablet a qualquer momento. 

Isso significa ter mais liberdade para consultar suas informações e um controle maior sobre os serviços prestados pelo contador. 

Além disso, você pode baixar e imprimir seus documentos digitais quando quiser, sem risco de perdê-los. 

5. Suas informações ficam seguras

Sabemos que a informação é um dos ativos mais valiosos das empresas, e a contabilidade virtual é uma forma de manter suas informações seguras.

Isso porque os dados são armazenados em servidores confiáveis e protegidos com tecnologias de criptografia e práticas de segurança da informação — desde que você contrate uma empresa séria, é claro.

Dessa forma,o risco de sofrer com incidentes como perda, danos ou vazamento de dados na nuvem é muito menor do que na infraestrutura interna da empresa. 

6. Você garante as melhores tecnologias

Outra vantagem da contabilidade virtual é disponibilizar as últimas tecnologias da área para a sua empresa.

Dificilmente você teria condições de manter um software interno de última geração, mas as empresas contábeis online oferecem essa oportunidade por um preço justo.

E o melhor: o sistema é atualizado constantemente, sem que você precise se preocupar com a versão atual do software e upgrades futuros.

7. Os contadores ficam à disposição

Contabilidade virtual não se resume a tecnologias avançadas, pois o fator humano também é essencial.

No caso, o serviço conecta você a uma equipe de contadores qualificados, que ficam disponíveis para responder dúvidas e atender suas solicitações online.

Geralmente, o atendimento é realizado por chat, e-mail ou ticket e você ainda pode fazer reuniões por videoconferência, se necessário. 

Se preferir, o bom e velho telefone também é uma opção, mas a praticidade das ferramentas de comunicação online pode agilizar o processo.

Assim, você cria uma nova relação com o contador, que se torna um parceiro estratégico essencial da empresa.

Muito além de conferir saldos e fazer lançamentos, esse profissional passa a fornecer informações valiosas sobre a situação financeira da sua empresa e colaborar diretamente com a tomada de decisão do negócio. 

Como escolher sua empresa de contabilidade virtual

Se você está convencido a migrar para a contabilidade virtual, temos algumas dicas para escolher a empresa certa.

Confira:

1. Verifique a reputação da empresa

É fundamental verificar a reputação da empresa contábil online antes de contratar seus serviços.

Antes de tudo, confirme se a organização é autorizada a atuar pelo Conselho Federal de Contabilidade, que emite certidões de regularidade para os contadores de todo o Brasil.

Depois, procure depoimentos e opiniões de clientes na internet para ter certeza de que está fazendo uma boa escolha.

2. Analise a plataforma

Outro ponto importante é analisar a plataforma que a empresa oferece para a gestão contábil online.

Resumidamente, o sistema deve ser fácil de usar, intuitivo, estável e possuir recursos como:

• Notificações sobre novos eventos e obrigações da empresa
• Emissor de nota fiscal eletrônica
• Documentos na nuvem
• Calendário de obrigações da empresa.

3. Confira o pacote de serviços

Uma boa empresa de contabilidade online deve incluir os serviços essenciais no seu plano básico, tais como:

• Todas as obrigações legais com Receita Federal, Estado e Prefeitura
• Cálculo dos impostos e emissão de guias de pagamento
• Envio do Imposto de Renda da Empresa anual (IRPJ,ECF, DEFIS)
• Relatórios contábeis (DRE, Balanço Patrimonial, Balancete, Livro Caixa, etc.)
• Obrigações acessórias como DCTF e SPED 
• Emissão notas fiscais eletrônicas 
• Atendimento dedicado 
• Orientação fiscal.

Além disso, é importante que você tenha serviços extras como alteração contratual, certidões negativas e consultoria à disposição, se precisar contratar à parte.

4. Avalie o custo-benefício

Mais importante do que buscar o menor preço é avaliar o custo-benefício do serviço contábil online, comparando o valor da mensalidade com o pacote oferecido.

Lembrando que o valor cobrado vai depender do tipo de empresa, regime tributário, número de sócios e funcionários, faturamento, entre outros critérios.

Além disso, é interessante que a empresa não cobre honorários para abertura de novos negócios e ofereça garantias como primeiro mês gratuito para teste, por exemplo.

Contabilix: sua contabilidade virtual simplificada

A Contabilix preenche todos os critérios acima e se destaca pela contabilidade online simples, acessível e sem burocracia.

Aqui, você pode abrir sua empresa grátis sem sair de casa ou trocar de contador na hora que quiser, com a vantagem de uma plataforma 100% online e muito fácil de usar.

Além disso, o primeiro mês é gratuito e não há cobrança de 13º salário, e você ainda paga a mensalidade proporcional ao faturamento mensal. 

Para completar, terá acesso a uma equipe de contadores experientes e prontos para atendê-lo pela nossa central de ajuda dedicada.

E então, gostou de conhecer a contabilidade virtual e seus serviços inovadores?

Agora você tem uma alternativa para deixar sua empresa em dia com preço justo e várias facilidades.