Conciliação bancária: o que é, para que serve e como fazer (passo a passo)

A conciliação bancária faz parte do conjunto de processos rotineiros que dão suporte à gestão financeira de uma empresa, independentemente do porte. 

Se negligenciada, pode arruinar as finanças e contribuir com o insucesso do negócio como um todo, podendo levar a empresa à falência.

A boa notícia é que, com o aperfeiçoamento de ferramentas tecnológicas cada vez mais acessíveis, fazer a conciliação bancária tem se tornado algo simples e prático.

As principais empresas de contabilidade online, por exemplo, oferecem plataformas que automatizam o trabalho, poupando tempo e recursos.

O resultado é uma gestão financeira eficiente, baseada em informações confiáveis, o que permite ao gestor tomar decisões com muito mais assertividade.  

Nos tópicos a seguir, entenda melhor o que é conciliação bancária, qual a sua importância para o dia a dia das empresas e como fazer do jeito certo.

O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária é a conferência entre as movimentações e os saldos das contas bancárias e os registros que constam no sistema de gestão e controle financeiro da empresa. 

Seu principal objetivo é verificar se os lançamentos contábeis relacionados às movimentações bancárias condizem com a realidade. 

Ocorrências como cheques devolvidos, vendas canceladas, estornos indevidos ou falhas operacionais do banco podem gerar inconformidades e comprometer o fluxo de caixa da empresa.

Com a conciliação bancária, é possível identificar essas inconsistências, corrigir em tempo hábil e evitar o descontrole financeiro que pode acarretar sérios prejuízos.

Apesar de parecer sofisticado, o conceito de conciliação bancária, na realidade, é bem simples.

Parte do princípio da organização financeira e pode ser aplicado, inclusive, ao orçamento pessoal ou familiar.

Se você tem mais de uma conta bancária (hoje em dia isso é muito comum), mais de um cartão de crédito ou diferentes tipos de investimento, precisará consolidar essas informações para ter uma noção clara de como está sua saúde financeira.

Ao fazer isso, na prática, você está usando os princípios da conciliação bancária.

Algo parecido ocorre nos procedimentos de controle de mercadorias sob o nome de conciliação de estoque.

Empresas do setor varejista ou atacadista, por exemplo, mantêm estoques de mercadorias que são registradas em um sistema específico.

Na medida em que novos produtos são entregues pelo fornecedor ou novas vendas são realizadas pelo setor comercial, os itens são adicionados ou baixados no sistema. 

No entanto, é preciso fazer um balanço periodicamente para conferir se as informações do sistema de controle condizem com as mercadorias estocadas. 

Perceba que a mecânica é a mesma da conciliação bancária.

Para que serve a conciliação bancária?

O principal objetivo da conciliação bancária é garantir que os relatórios do sistema de gestão da empresa estejam corretos e não induzam o gestor a erros.

Ao conferir as movimentações e os saldos das contas bancárias com os registros, o empreendedor tem segurança para decidir se a empresa tem caixa para recompor o estoque, pagar os compromissos de curto prazo ou promover investimentos e melhorias. 

A conciliação bancária serve também para identificar e estancar “furos” que possam estar minando recursos sem que ninguém perceba.

Negligenciar esse procedimento pode resultar em perdas substanciais de recursos no longo prazo com despesas aparentemente inofensivas mas corrosivas, como juros e multas por atrasos, taxas de serviços pouco utilizados, entre outros.

Ao adotar a conciliação bancária como uma rotina corporativa, o empresário descobre qualquer informação fora do lugar e pode agir para fazer as correções necessárias.

Como funciona a conciliação bancária

A conciliação bancária funciona como uma espécie de auditoria de todas as transações bancárias ocorridas nas contas da pessoa jurídica.

Nesse caso, é importante ressaltar que estamos nos referindo às contas bancárias e não às contas contábeis, que têm outro significado no contexto empresarial.

O procedimento de apuração da conformidade da escrituração contábil, que registra os débitos e créditos nas contas da entidade, é denominado conciliação contábil e é um processo mais abrangente.

A conciliação bancária se limita às transações da conta corrente, conta poupança ou conta-investimentos.

Fluxo de caixa e conciliação bancária: qual a diferença?

Outro conceito comum no dia a dia das empresas que pode ser confundido com conciliação bancária é o fluxo de caixa.

Conciliação bancária, como vimos, é a conferência das movimentações bancárias, uma espécie de auditoria interna.

O fluxo de caixa, por outro lado, diz respeito ao registro cronológico das entradas e saídas de dinheiro do caixa, considerando não apenas as contas bancárias como também o dinheiro em espécie.

O fluxo de caixa de um determinado período começa com um saldo inicial e registra todas as entradas e saídas de recursos, resultando em um saldo final.

Pode-se dizer que a conciliação bancária utiliza os registros do fluxo de caixa como ponto de partida para fazer a conferência da conta bancos.

Importância da conciliação bancária na contabilidade

A conciliação bancária é indispensável à boa gestão financeira de todo negócio, inclusive as micro e pequenas empresas.

Confiar nos relatórios e indicadores de performance sem uma conferência periódica é arriscado, considerando que os dados podem estar distorcidos da realidade.

A partir de um alinhamento entre as informações que constam nos relatórios de controle interno e a realidade financeira da empresa, é possível:

• Identificar erros de lançamento e corrigir a tempo
• Manter o saldo bancário sempre atualizado
• Descobrir eventuais fraudes ou gastos desnecessários que podem comprometer a saúde do caixa
• Estimar o fluxo de caixa futuro
• Planejar com assertividade o cumprimento de obrigações (pagamento de fornecedores, colaboradores e outros custos e despesas)
• Planejar o capital de giro e evitar empréstimos caros para as necessidades de curto prazo
• Projetar o lucro de determinado período
• Manter a empresa em dia com obrigações perante o Fisco.

Um gestor que negligencia a conciliação bancária e não dá a devida importância à organização contábil e financeira corre sério risco de prejudicar o negócio e ir à falência por falta de organização.

Uma pesquisa do IBGE, divulgada pela Fenacon, mostra isso: 48% das empresas fecham as portas no Brasil em um período de até três anos por problemas de gestão.

Como fazer conciliação bancária: passo a passo

A conciliação bancária pode ser feita diariamente, semanalmente ou em intervalos maiores de tempo, dependendo do método adotado por cada gestor. 

Quanto menor o intervalo, melhor, inclusive para as micro e pequenas empresas. 

Assim, eventuais falhas ou inconsistências de lançamentos podem ser corrigidas antes que seja tarde demais.

Vamos, então, a um passo a passo.

Escolha a ferramenta adequada

O primeiro passo para fazer uma conciliação bancária eficiente é escolher uma ferramenta adequada à realidade do seu negócio.

O processo pode ser:

1. Manual: por meio da conferência item por item do extrato bancário com os registros de controle

2. Automatizado: usando programas de gestão específicos, como veremos mais adiante.

Dependendo do porte da empresa e da quantidade de transações, uma planilha pode resolver.

No caso de empresas com mais de uma conta bancária e grande volume de transações, um sistema integrado e automatizado pode ser uma escolha mais inteligente.

Registre as movimentações

O processo de registro das movimentações, também chamado de escrituração contábil, é a base de toda organização contábil e financeira de um negócio, inclusive da conciliação bancária.

Esse é um trabalho no qual os detalhes fazem a diferença.

No ambiente das micro e pequenas empresas, é comum empresários ignorarem pequenas transações de entrada e saída do caixa, seja por displicência ou por falta de uma ferramenta de gestão eficiente.

Mesmo que algumas pequenas despesas possam parecer inofensivas no primeiro momento, no longo prazo podem significar perdas consideráveis.

Crie, portanto, a cultura da organização e registre tudo que passar pelo caixa.

Assim, você terá muito mais tranquilidade para fazer a conciliação bancária.

Defina o período

Não há uma regra quanto ao período de tempo para a conciliação bancária, fica a critério do empreendedor.

A dica é fazer a conferência com regularidade e nos intervalos mais curtos possível, de maneira que os saldos bancários permaneçam sempre atualizados.

Conciliações feitas diariamente certamente dão muito mais segurança ao gestor na tomada de decisões do que conferências semanais ou mensais.

Se houver falhas, corrija

Se, durante o processo da conciliação bancária, as contas não fecharem, algo está errado (no extrato do banco ou nos registros da empresa).

Pode ser uma venda lançada em duplicidade, um cheque devolvido ou uma taxa cobrada errada pela instituição financeira.

Identificada a inconsistência, trate de corrigi-la o mais rápido possível, mesmo que os valores sejam ínfimos.

Se a falha for de lançamento nos registros internos da empresa, será mais fácil retificar.

Se for algo relacionado ao pagamento de clientes ou à instituição financeira, pode dar um pouco mais de trabalho. 

De toda forma, a conciliação bancária cumpriu o seu papel: comparou os registros e identificou algo que precisava ser corrigido.

Planilha de conciliação bancária ou software?

A conciliação bancária pode ser feita de diferentes maneiras – houve um tempo em que era tudo no papel, marcado a caneta.

Com o aprimoramento tecnológico, no entanto, há meios mais práticos e fáceis de realizar o trabalho, que faz parte das rotinas da contabilidade empresarial. 

Surge, então, a pergunta: o que é melhor, planilha de conciliação bancária ou software?

A resposta é: depende da realidade da sua empresa.

Para chegar a uma conclusão, confira a seguir as principais características de cada ferramenta.

Planilha de conciliação bancária

Por meio de uma planilha, seja do Excel ou do pacote de editores do Google, é possível fazer uma conciliação bancária rica em detalhes.

Muitos micro e pequenos negócios, sobretudo optantes pelo Simples Nacional, usam essa ferramenta para diversas operações diárias, não apenas para a conciliação bancária.

Alguns serviços de apoio ao empreendedorismo, como o Sebrae, além de empresas que prestam assessoria e consultoria empresarial, oferecem modelos pré-prontos de planilhas que podem ser adaptados.

São produtos acessíveis e relativamente fáceis de usar.

Caso opte por esse tipo de instrumento, tenha em mente que será preciso fazer diversos lançamentos manualmente, o que demandará um certo tempo.

Além do mais, os registros manuais são mais suscetíveis a erros, o que pode custar ainda mais tempo com retrabalho.

Software de gestão

O software de gestão certamente é uma ferramenta mais eficiente, do ponto de vista operacional.

É possível importar extratos do banco para dentro do sistema e promover a conciliação ou integrar o software com as contas bancárias e automatizar todo o processo.

Além de evitar perda de tempo com lançamentos manuais, o empreendedor reduz as probabilidades de erro, o que pode resultar em uma gestão financeira de mais qualidade.

A contratação de um software, entretanto, tem custos.

Portanto, é preciso pesquisar as opções no mercado e analisar se faz ou não sentido para o seu negócio.

As principais empresas de contabilidade online geralmente oferecem pacotes de serviços que incluem plataformas capazes de executar automaticamente a maioria das funções de rotina, inclusive a conciliação bancária.

Conciliação bancária na contabilidade online

A conciliação bancária, como vimos neste texto, é apenas um dos diversos serviços contábeis essenciais ao dia a dia das empresas que você pode contratar através de uma contabilidade online.

Diferentemente da contabilidade tradicional, os escritórios digitais usam a tecnologia para melhorar a performance e entregar resultados cada vez melhores aos seus clientes.

Isso é o que fazemos aqui na Contabilix, escritório de contabilidade digital focado em micro e pequenas empresas do Simples Nacional.

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