Como preencher um recibo comercial? Confira as informações necessárias

Precisando de informações sobre como preencher um recibo comercial?

Usado como comprovante de pagamento em diferentes transações, o recibo precisa atender a alguns pré-requisitos para ter validade jurídica. 

Neste texto, vamos abordar os dados essenciais, mostrar um exemplo prático de recibo comercial e diferenciá-lo da nota fiscal.

Vamos lá?

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Como preencher um recibo comercial?

Preencher um recibo comercial não é nada complicado, mas você precisa ficar atento às informações essenciais para que o documento cumpra sua função jurídica. 

São elas:

• Título e cabeçalho, contendo “Recibo Comercial” ou “Comprovante de Pagamento”
• Data do recebimento
• Valor do pagamento, incluindo impostos e taxas
• Forma de pagamento: dinheiro, cheque, Pix, cartão de crédito ou débito
• Descrição do pagamento: pode ser a venda de um produto, a prestação de um serviço ou qualquer outra transação comercial
• Nome e assinatura do pagador: pessoa física ou representante de pessoa jurídica
• Nome e assinatura do recebedor: pessoa física ou representante de empresa.

Além dessas informações, o recibo comercial também pode conter outros dados, como o número de nota fiscal, do pedido ou do contrato.

Exemplo de como preencher um recibo comercial

Um exemplo prático talvez seja o jeito mais simples de explicar como preencher um recibo comercial.

Então vamos a ele:

Número do Recibo: ______________

Data: 28 de outubro de 2023

Recebemos de: [Nome do pagador]

Endereço: [Endereço do pagador]

Telefone: [Telefone do pagador]

E-mail: [E-mail do pagador]

A quantia de: R$ 500,00 (Quinhentos Reais)

Referente a: [Descreva o motivo do pagamento, por exemplo, “Compra de 2 unidades do Produto X”]

Nome da Empresa: [Nome da sua empresa]

Endereço da Empresa: [Endereço da sua empresa]

CNPJ da Empresa: [CNPJ da sua empresa]

Telefone da Empresa: [Telefone da sua empresa]

E-mail da Empresa: [E-mail da sua empresa]

Assinatura do Recebedor: __________________________

Quem assina o recibo comercial?

A assinatura é um dos elementos mais importantes em um recibo comercial, pois confere validade jurídica ao documento.

O recibo deve ser assinado pelo recebedor, que pode ser uma pessoa física ou o representante de uma empresa.

Ao assinar, o responsável confirma que recebeu o valor indicado e reconhece a transação descrita no documento.

Quando o pagador também assina o recibo, há uma garantia adicional, deixando claro que ambas as partes estão de acordo com os termos.

Dependendo do caso, é recomendável que o pagador e o recebedor assinem para conferir mais tranquilidade e segurança à transação.

Como usar recibo comercial com canhoto?

O recibo comercial com canhoto é uma opção prática e muito usada por permitir que tanto o pagador quanto o recebedor fiquem com um comprovante.

O documento é dividido em duas partes: o recibo principal, entregue ao pagador, e o canhoto, que fica com o recebedor.

No momento do preenchimento, as informações principais, como valor, data e descrição da transação, devem constar nas duas seções.

Após o pagamento, o recebedor assina o recibo principal e o canhoto.

O pagador leva a via principal como comprovante, enquanto o recebedor guarda o canhoto para fins de registro e organização.

Esse formato é especialmente útil em estabelecimentos com grande volume de transações, já que facilita a organização e o acompanhamento de pagamentos realizados.

Para que serve o recibo comercial?

O recibo comercial serve basicamente como comprovante de pagamento, embora não seja considerado um documento fiscal. 

Sua finalidade é proporcionar proteção jurídica a ambas as partes envolvidas em uma transação comercial.

Para o pagador, o recibo comercial é a garantia de que o pagamento foi realizado. 

Para o recebedor, é uma prova material de que o dinheiro caiu na conta.

No contexto gerencial, o recibo comercial também pode ser usado para auxiliar nos lançamentos contábeis, ajudando a manter a contabilidade organizada.

Recibo comercial é obrigatório?

O recibo comercial não é um documento obrigatório em todas as situações, mas sua emissão é recomendada para evitar conflitos e garantir a formalização das transações.

Em casos de venda de produtos ou prestação de serviços, especialmente quando não há a exigência legal de nota fiscal, o recibo funciona como comprovante de pagamento.

Profissionais autônomos, por exemplo, que não são obrigados a emitir nota fiscal, podem utilizar o recibo comercial para documentar os pagamentos recebidos.

Vale destacar que em determinados casos, como na prestação de serviços de saúde, o recibo ao paciente é obrigatório.

Como armazenar o recibo comercial?

Manter os recibos comerciais organizados é essencial para facilitar consultas e evitar problemas contábeis ou jurídicos.

Algumas dicas são:

• Digitalize todos os recibos e armazene-os em pastas organizadas por data, cliente ou tipo de transação. Use serviços de armazenamento em nuvem para maior segurança
• Caso precise manter versões impressas, utilize pastas ou caixas etiquetadas, separadas por mês ou ano
• Considere utilizar sistemas de gestão financeira que integrem o armazenamento de recibos, facilitando o acesso e a organização
• Guarde os recibos por pelo menos cinco anos, período recomendado para proteger-se em possíveis auditorias ou disputas legais.

Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Tanto o recibo comercial quanto a nota fiscal são documentos que comprovam uma transação, mas há diferenças importantes entre eles.

O recibo comercial, como vimos, não é um documento fiscal e sua emissão está ligada à liquidação financeira (pagamento efetivado). 

A nota fiscal, por outro lado, é um documento obrigatório às transações comerciais que dá origem, inclusive, ao fato gerador de uma obrigação tributária.

A emissão de uma nota fiscal não comprova o efetivo recebimento do dinheiro (liquidação financeira).

Sua função é informar o Fisco em que condições a transação ocorreu e o quanto de impostos o contribuinte precisa apurar e pagar.

A nota fiscal tem diversos requisitos obrigatórios de preenchimento que precisam ser observados com atenção. 

Por isso é fundamental que você tenha a parceria de uma contabilidade online, fácil e segura como a Contabilix para tomar conta de procedimentos como esses e deixar você à vontade para cuidar do core business do seu negócio!

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