Automação em pequenas empresas: automatize a contabilidade em 4 passos

A automação em pequenas empresas é a prova de que não é preciso ser grande para investir em tecnologia. 

Cada vez mais, os pequenos empreendedores adotam soluções para automatizar tarefas, otimizar processos e melhorar sua performance.

Nesse cenário, a contabilidade é uma das áreas com maior potencial para a aplicação dessas tecnologias — e que mais tem a ganhar com as rotinas automáticas. 

Se você quer entender melhor a automação em pequenas empresas, vamos mostrar as vantagens do conceito e suas aplicações na gestão contábil.

Continue lendo e descubra como agilizar sua contabilidade. 

O que significa automação em pequenas empresas?

Aplicar a automação em pequenas empresas significa otimizar processos e automatizar tarefas para reduzir a interferência humana nas atividades do negócio.

Em outras palavras: é uma forma de tornar os processos automáticos por meio de mecanismos e sistemas digitais que controlam e regulam a si mesmos. 

A própria palavra “automação” vem do grego autómatos, que significa “aquilo que se move sozinho”. 

Logo, uma pequena empresa pode se beneficiar da automação para tornar seus processos mais rápidos e eficientes, deixando as tarefas mais repetitivas e que exigem mais precisão para as máquinas.

A ideia clássica de automação remete ao cenário industrial, no qual máquinas cada vez mais complexas e inteligentes vêm substituindo a mão de obra humana para agilizar a produção em larga escala. 

Mas o conceito avançou muito além das fábricas e chegou às pequenas empresas, ajudando a acelerar as rotinas das áreas de produção, vendas, RH, financeiro, logística, marketing, etc.

Sua aplicação abrange desde a identificação de produtos com código de barras até a automatização de campanhas de marketing digital. 

Para qualquer tarefa e processo, existe um software capaz de fazer o trabalho com muito mais rapidez e de forma automática, bastando alguns cliques para resolver o problema.

Com isso, os profissionais se livram das tarefas manuais e ganham tempo para pensar em questões mais importantes e que realmente dependem das competências humanas, como estratégias de negócio. 

3 vantagens da automação em pequenas empresas

A automação em pequenas empresas pode mudar a realidade do negócio e ampliar suas oportunidades no mercado. 

Confira algumas vantagens desses sistemas.

1. Aumento da produtividade

A principal vantagem da automação em pequenas empresas é o aumento da produtividade. 

A relação é óbvia: ao tornar os processos automáticos, você gera mais resultados em menos tempo e com os mesmos recursos. 

Por exemplo, uma simples ferramenta pode automatizar a emissão de documentos como nota fiscal e boletos a cada venda, permitindo que a empresa feche mais negócios em menos tempo.

2. Integração entre áreas

Quando a automação em pequenas empresas é aplicada por meio de um software de gestão, todas as informações do negócio são centralizadas em um único sistema.

Assim, fica fácil compartilhar dados entre o financeiro, vendas e marketing, por exemplo, automatizando o envio de documentos, preenchimento de formulários e disparo de notificações.

Como resultado, as áreas ficam totalmente integradas e os processos fluem com mais eficiência. 

3. Padronização de processos

A automação também permite que a pequena empresa padronize processos, tarefas e produtos/serviços.

Esse passo é importantíssimo para garantir um controle de qualidade rigoroso e melhorar a experiência do consumidor, eliminando os erros humanos e inconsistências das atividades da organização. 

Como a automação em pequenas empresas chega à contabilidade?

A automação em pequenas empresas tem impacto decisivo na área de finanças e contabilidade, nas quais estão concentrados alguns dos processos mais repetitivos do negócio.

Com os softwares de gestão, é possível automatizar tarefas como cálculos, preenchimento de formulário, importação de planilhas, emissão e envio de documentos, geração de relatórios, entre outras. 

Na contabilidade, particularmente, a automação é valiosa porque conecta os dados da empresa ao escritório contábil.

Com essa integração, os contadores têm as informações dos clientes sempre à mão e conseguem agilizar todas as rotinas e obrigações da empresa sem lidar com papelada ou perder tempo com troca de e-mails, por exemplo. 

Além disso, fica muito mais fácil calcular impostos, emitir notas fiscais, entregar obrigações acessórias, controlar o fluxo de caixa, fazer a conciliação bancária, gerar relatórios contábeis, entre outras funções. 

Assim, os profissionais da contabilidade gastam menos tempo com tarefas que podem ser executadas por máquinas e se dedicam ao que realmente importa: apoiar a gestão do cliente e fornecer informações estratégicas para o crescimento do negócio.

4 passos para automatizar a contabilidade na sua empresa

Se você ficou interessado na automação para pequenas empresas e quer agilizar sua contabilidade, a boa notícia é que o mercado já oferece soluções completas.

A seguir, confira alguns passos para automatizar sua gestão contábil.

1. Faça um diagnóstico da sua gestão

Quanto tempo você perde com registros e cálculos de contabilidade? Quantas vezes teve que parar o que estava fazendo para enviar documentos ao contador? Quantas multas e juros já pagou por atrasos em pagamentos de impostos e obrigações?

Essas e outras questões precisam ser respondidas para obter um diagnóstico da sua gestão contábil atual, principais problemas e possíveis soluções. 

Basicamente, você precisa saber quanto tempo está gastando com as rotinas contábeis e o quanto está aproveitando as informações da contabilidade — e buscar formas de otimizar essa relação.

2. Digitalize seus dados

O próximo passo é eliminar a papelada e digitalizar os dados da sua empresa para viabilizar a automação da contabilidade.

Uma solução interessante é armazenar seus documentos digitais na nuvem, contando com a segurança e estabilidade dos servidores externos em vez de investir em uma infraestrutura de TI própria.

3. Escolha um software 

O software de gestão contábil será sua central de automação da contabilidade, responsável por reunir, organizar e processar todos os dados da empresa.

Existem diversas ferramentas voltadas a pequenas empresas, que facilitam a conexão com os contadores e automatizam as tarefas essenciais do negócio.

Na hora de escolher, é importante optar por uma empresa que ofereça segurança, proteção de dados e apoio ao processo de migração. 

4. Contrate um contador online

Para que a automação da contabilidade em pequenas empresas funcione, é fundamental contar com os serviços de um contador online — o melhor profissional para lidar com as rotinas digitais.

Para unir um sistema eficiente a profissionais competentes, você pode optar por um escritório contábil virtual como a Contabilix, que possui sua própria plataforma de contabilidade online. 

No caso, você terá acesso à área de cliente em um sistema 100% online, gerenciado por contadores experientes que cuidam de todas as obrigações da sua empresa, por exemplo: 

• Importação de notas fiscais
• Cálculo e emissão de guias de impostos (com notificações e lembretes de pagamento)
• Elaboração da folha de pagamento
• Escrituração dos livros contábeis
• Entrega das obrigações principais e acessórias ao governo
• Envio de relatórios contábeis como DRE e balanço patrimonial. 

Assim, você não perde tempo com burocracia e acessa seus dados a qualquer hora e lugar, com total transparência e agilidade.

Para completar, a competência humana estará sempre à disposição em serviços extras como consultoria tributária e assessoria personalizada para a gestão da empresa.

Viu como é vantajoso investir na automação em pequenas empresas, especialmente na contabilidade?Então aproveite a oportunidade para trocar de contador e manter sua empresa sempre em dia pela internet.