Essencial à gestão de todo negócio, a conciliação contábil tem como principal função garantir a confiabilidade dos demonstrativos e relatórios econômico-financeiros.
Não se trata de manter a conformidade perante o Fisco simplesmente (embora esse também seja um aspecto relevante), mas também de ajudar na tomada de decisões.
Afinal, se escriturados e conciliados do jeito certo, os dados contábeis refletem a realidade do negócio e funcionam como termômetro para a saúde financeira.
Quer descobrir como a conciliação contábil pode ajudar a sua empresa a crescer de maneira organizada?
Então continue a leitura e descubra o que é, para que serve, os principais tipos e como fazer.
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O que é conciliação contábil?
A conciliação contábil é o processo de conferência da contabilidade de uma empresa, buscando garantir que as informações evidenciadas nos lançamentos reflitam, de fato, a realidade do negócio.
O principal objetivo é garantir que os registros dos livros contábeis estejam de acordo com as fontes externas de dados, como extratos bancários, notas fiscais, recibos, dentre outras.
Seria algo como uma “auditoria interna” simplificada.
Caso haja erros de lançamentos que distorçam a realidade dos demonstrativos e relatórios, a conciliação permite a retificação conforme as normas técnicas aplicáveis.
Vale mencionar que divergências de lançamentos podem ocorrer por diferentes razões, como erros manuais, falhas de comunicação entre sistemas ou tentativas de fraude.
Ao adotar a conciliação contábil como rotina processual, no entanto, a empresa garante a precisão dos dados, evita problemas com a fiscalização e aumenta as chances de sucesso.
Para que serve a conciliação contábil?
A conciliação contábil desempenha várias funções no processo de gestão de uma empresa, inclusive as que não precisam entregar, obrigatoriamente, declarações como ECD e ECF.
Afinal, a contabilidade não serve apenas para cumprir com as exigências do Fisco.
Sua função também é munir o empresário de dados sólidos e confiáveis capazes de alimentar indicadores-chave de desempenho e nortear a tomada de decisões.
Nesse contexto, a conciliação contábil serve para:
- Identificar erros e discrepâncias, ao comparar os registros internos com as fontes externas, evitando omissões ou fraudes nos registros contábeis
- Assegurar que os saldos contábeis, como contas a pagar, contas a receber e saldo de caixa estejam corretos e atualizados
- Cumprir os requisitos legais e regulatórios, como no caso de empresas que são obrigadas a entregar as declarações que comprovem faturamento e lucratividade
- Apoiar a tomada de decisão, ao fornecer informações financeiras confiáveis que ajudam os gestores a analisar padrões e tendências.
No caso de negócios que precisam recorrer a empréstimos ou financiamentos bancários, a conciliação contábil ajuda também na aprovação de crédito em condições mais favoráveis.
O mesmo ocorre com negócios que buscam parcerias estratégicas ou investidores-anjo.
Manter uma contabilidade organizada e que “conversa com o caixa” é essencial para conquistar a confiança de parceiros, credores e outros stakeholders.
Tipos de conciliação contábil
Existem diversos tipos de conciliação contábil, cada um focado em conferir determinados tipos de contas e transações.
Os principais são:
Conciliação bancária
A conciliação bancária basicamente compara os registros financeiros da empresa com os extratos bancários.
Seu objetivo é garantir que os saldos de caixa registrados nos sistemas e relatórios coincidam com os saldos registrados pelo banco.
Tem, portanto, importância vital para a gestão correta do fluxo de caixa.
Conciliação de contas a pagar e a receber
Em relação aos pagamentos e recebimentos, a função da conciliação contábil é comparar os documentos de fatura, recibos e contratos com os registros dos lançamentos nas respectivas contas contábeis.
O propósito é garantir que todas as obrigações estejam corretamente registradas e atualizadas, de forma a não comprometer o planejamento de entradas e saídas de dinheiro.
Conciliação de estoque
Quanto ao estoque, a conciliação contábil compara os registros no sistema de gestão com os registros físicos do inventário.
Além de identificar discrepâncias, pode evitar inconvenientes, como a venda de um produto inexistente, bem como perdas e furtos.
Conciliação de folha de pagamento
No contexto da folha de pagamentos, a conciliação contábil tem o objetivo de garantir que os salários, impostos e benefícios sejam pagos e registrados corretamente nos demonstrativos contábeis e financeiros.
Como fazer conciliação contábil?
Como vimos ao longo deste artigo, a conciliação contábil é um processo de revisão da contabilidade, a fim de que os lançamentos correspondam à realidade do negócio.
É feita, portanto, após a escrituração que sustenta os demonstrativos financeiros e relatórios gerenciais.
Para fazer a conciliação contábil de maneira prática e eficiente, você pode cumprir as seguintes etapas:
1. Coleta e seleção de documentos
O primeiro passo é reunir todos os documentos necessários ao processo, como extratos bancários, faturas, recibos e contratos.
Sem esses documentos, não há como conferir se os lançamentos foram feitos corretamente ou se alguma retificação precisa ser feita.
2. Identificação das contas a conciliar
Em seguida, você deve determinar quais contas serão conferidas com os documentos selecionados.
Dependendo do tipo de conciliação que você pretende fazer, o processo pode incluir contas bancárias, contas a pagar, contas a receber, entre outras.
3. Comparação de registros
O passo seguinte é comparar os registros contábeis com os documentos, a fim de verificar se as informações estão de acordo.
Essa é a parte mais importante da conciliação contábil, portanto, a que demandará mais tempo.
4. Identificação de erros e inconsistências
Caso haja diferenças entre os registros e os documentos comprobatórios, investigue as causas e descubra a melhor forma de resolver.
Os erros podem ser diversos, como lançamentos a maior, a menor, em duplicidade ou omissão de lançamento.
Para cada uma das causas possíveis há uma solução específica.
5. Ajustes contábeis
Em caso de erros e inconsistências, você tem três caminhos para corrigir o problema:
- Estorno, quando a operação é desfeita
- Transferência, quando os valores de uma conta contábil são transferidos para outra
- Complementação, em casos, por exemplo, de lançamentos a menor.
As regras constam na Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 do Conselho Federal de Contabilidade (CFC).
Em resumo, a conciliação contábil é um componente essencial da contabilidade, cujo propósito é garantir a precisão e a confiabilidade dos registros contábeis de uma empresa.
Caso você não tenha um parceiro contábil que ofereça uma plataforma tecnológica capaz de automatizar as principais rotinas contábeis e facilitar esse processo, é hora de mudar.
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