Calcular folha de pagamento: como fazer e vantagens de terceirizar

Precisa calcular a folha de pagamento, mas está em dúvida sobre qual estratégia adotar?

Se você é empresário e tem equipes contratadas pelo regime CLT, suas opções para o fechamento mensal da folha se resumem basicamente em duas:

1. Estruturar um departamento de RH com equipes dedicadas
2. Terceirizar a folha de pagamento a uma empresa de contabilidade com expertise no assunto.

No âmbito das micro e pequenas empresas, sobretudo optantes pelo Simples Nacional, a terceirização geralmente é uma opção mais interessante. 

Isso não significa, entretanto, que você está dispensado de saber como calcular a folha de pagamento. 

Afinal, o pagamento de salários representa bastante da estrutura de custos e o dinheiro sai do caixa da sua empresa.

Vamos ver como funciona?

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Como calcular folha de pagamento?

Calcular folha de pagamento é uma das rotinas do departamento de pessoal/RH de toda empresa que tem funcionário contratado pelo regime CLT.

Além do salário-base, pode haver remunerações extras e diferentes tipos de descontos obrigatórios e facultativos.

Vale ressaltar que, ao calcular a folha de pagamento, além dos descontos deduzidos do salário do colaborador, há as contrapartidas da empresa.

O FGTS é um exemplo, assim como a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP).

No fim das contas, o custo total de um colaborador é bem superior ao salário registrado em carteira: em alguns casos, o desembolso pode ser o dobro.

A seguir, trazemos um exemplo hipotético de como calcular folha de pagamento de forma simplificada, considerando um funcionário que ganha um salário fixo.

Calcular folha de pagamento: definição de valores e tabelas

O primeiro passo para calcular a folha de pagamento é definir os valores (salário-base, benefícios) e as respectivas tabelas com as alíquotas de descontos.

Vamos imaginar que sua empresa tenha um colaborador que receba R$ 2,5 mil por mês sem remuneração variável.

Você precisará descontar desse valor pelo menos dois tributos:

1. INSS: alíquota progressiva de 9%
2. IRRF: alíquota de 7,5% (conforme tabela IR 2023).

Precisará apurar e pagar ao governo ainda (sem descontar da folha do colaborador) os seguintes tributos:

• FGTS: 8% sobre o salário bruto (ou 2%, caso seja menor aprendiz)
• Contribuição Previdenciária Patronal (CPP): 20% sobre o salário bruto + percentual do RAT (1% a 3%, conforme o tipo de atividade) + percentual de contribuição para as organizações do sistema S.

Caso sua empresa opte pela desoneração da folha de pagamento, ao invés de pagar a CPP, pagará a CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta).

Se for o caso, você deverá pagar alíquotas que variam de 1% a 4,5% sobre o faturamento, em vez de 20% sobre a folha de salários.

Como calcular a folha de pagamento: exemplo

Agora que temos o valor do salário bruto e as alíquotas tributárias, podemos fazer o cálculo da folha de pagamento:

Vale mencionar que, além de pagar o salário líquido ao colaborador, ao calcular a folha de pagamento a empresa deve:

• Descontar do funcionário o IRRF e repassar os valores ao governo por meio de um DARF
• Descontar o INSS do funcionário, somá-lo à CPP com os adicionais de RAT e contribuição ao Sistema S e pagar os valores ao governo
• Pagar o FGTS do colaborador.

Outros descontos também podem fazer parte do cálculo, como vale-transporte, plano de saúde, etc.

Quanto às alíquotas, cabe ressaltar ainda que elas são constantemente atualizadas pelo governo, portanto, é bom ficar atento.

O que é terceirização da folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento é a transferência do serviço a uma empresa especializada com expertise técnica e legal sobre o assunto.

Vale lembrar que a remuneração é uma parte sensível da relação empresa-colaborador e que deve, portanto, ser tratada com zelo. 

Um pequeno equívoco pode se transformar em um problemão.

Para evitar isso, a terceirização da folha de pagamento a um escritório de contabilidade é a opção mais inteligente na maioria dos casos.

Além do mais, é possível incluir no pacote diversos outros serviços relacionados às contas contábeis, como obrigações fiscais e tributárias.

Por que terceirizar o cálculo da folha de pagamento?

A terceirização do cálculo da folha de pagamento é uma prática comum em muitas empresas por diversas razões, como as seguintes.

Serviço especializado e de alta qualidade

Empresas de terceirização de folha de pagamento são especializadas em lidar com a complexidade regulatória do setor.

Em geral, possuem equipes específicas com conhecimento atualizado sobre leis trabalhistas, tributos e previdência social, o que garante uma entrega eficiente e de alta qualidade.

Redução de custos e economia de tempo

Terceirizar o cálculo da folha de pagamento também é mais econômico do que manter uma equipe interna e dedicada.

Além do mais, ao delegar essa função a um escritório contábil, você libera a equipe para se concentrar em atividades estratégicas que agregam mais valor ao negócio.

Redução de erros e riscos

Erros no processamento da folha de pagamento também podem ser evitados com a terceirização — desde que você escolha o parceiro certo.

As empresas que assumem o serviço geralmente usam sistemas inteligentes e ferramentas avançadas capazes de processar com eficiência e em tempo hábil . 

Flexibilidade e escalabilidade

Outra vantagem da terceirização da folha de pagamento está na possibilidade de ajustar as demandas de acordo com as necessidades.

Afinal, na medida em que o negócio cresce, não é preciso contratar mais funcionários para o setor.

Basta demandar mais do prestador de serviço.

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