Extrato do Simples Nacional: para que serve e como emitir?

Você pode precisar do extrato do Simples Nacional em diferentes situações do dia a dia da sua empresa.

Pode ser para se certificar de que o DAS de determinado mês foi apurado e pago corretamente. 

Para conferir se a declaração original foi entregue do jeito certo ou se precisa de retificação.

Ou para averiguar, dentro do planejamento tributário, se há créditos tributários a recuperar decorrentes de impostos pagos a maior. 

Seja qual for o objetivo, o extrato do Simples Nacional é um documento de grande valia, que pode ser baixado, transmitido e arquivado conforme as necessidades do gestor.

Quer ver como funciona? 

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O que é o extrato do Simples Nacional?

Extrato do Simples Nacional é um relatório com informações detalhadas sobre as movimentações econômicas, fiscais e tributárias das micro e pequenas empresas optantes pelo regime de tributação.

O acesso a tal documento se dá pelo programa eletrônico do Simples Nacional disponível para apuração de impostos e envio das informações socioeconômicas e fiscais, o PGDAS-D e DEFIS.

Há duas opções de consulta:

1. PGDAS-D e DEFIS – até 12/2017
2. PGDAS-D e DEFIS – a partir de 2018.

PGDAS-D é a sigla para Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório.

Tem esse nome porque as informações “declaradas” pelo empresário têm valor jurídico e são suficientes para proceder a apuração e cálculo dos impostos e contribuições.

O PGDAS-D fica disponível online no portal do Simples Nacional e não precisa ser baixado ou instalado no dispositivo.

No próprio navegador de internet, você pode fazer o login usando código de acesso ou certificado digital e acessar os diferentes tipos de extratos do Simples Nacional, como: 

• Extrato do DAS (Documento de Arrecadação Simplificado), que reúne em uma única guia até oito tipos de tributos
• Extrato da declaração do período de apuração (PA), com informações sobre o total de receita bruta, receita acumulada, regime de caixa ou de competência, etc.

Simples Nacional, o que é?

O Simples Nacional é um regime simplificado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos de competência da União, estados e municípios.

Tem como objetivo desburocratizar a rotina das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, conforme a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006.

Para que serve o extrato do Simples Nacional?

Você pode precisar do extrato do Simples Nacional por diversos motivos, dentre os quais:

• Conferir se o DAS de determinado período foi pago ou se há alguma pendência
• Consultar a declaração transmitida e conciliar com as informações registradas na base de dados da empresa (receita bruta, receita acumulada, etc.)
• Verificar se há notificação de Multa por Atraso da Declaração (MAED)
• Recalcular o DAS em caso de pagamento a menor
• Recuperar créditos tributários em caso de pagamento a maior 
• Arquivar os extratos do Simples Nacional conforme as normas internas de organização e controle da empresa. 

Como tirar extrato do Simples Nacional?

O extrato do Simples Nacional pode ser acessado e baixado por meio do próprio PGDAS-D, o mesmo programa usado para calcular, gerar o DAS e enviar as declarações acessórias. 

Para o PGDAS-D a partir de 2018, o passo a passo é o seguinte:

1. Acesse o portal do Simples Nacional na internet
2. Na aba “Simples Nacional – Serviços”, clique no primeiro card que aparece na tela

1. Na próxima tela, faça o login usando o CNPJ, CPF do responsável e o código de acesso (você pode acessar o sistema também por meio do portal e-CAC)

1. Caso você não tenha o código de acesso, pode criá-lo no mesmo instante clicando aqui
2. Dentro do sistema, clique em “Cálculo e Declarações > PGDAS-D e DEFIS” na coluna esquerda para acessar o extrato do Simples Nacional

1. Digite o ano-calendário a ser consultado e clique em “Consultar”
2. Na página de consulta do extrato do Simples Nacional, você terá acesso às seguintes informações:

• Operação – a operação poderá ser: Declaração Original, Declaração Retificadora, Geração de DAS, DAS Avulso, DAS Cobrança, DAS Medida Judicial e DAS Processo
• Nº da Declaração – será apresentado o número da Declaração Original ou Retificadora transmitida
• Recibo – ao clicar sobre o ícone “impressora, o sistema exibe em formato “pdf” o Recibo da Declaração
• Declaração – ao clicar sobre o ícone “impressora, o sistema exibe em formato “pdf” o Recibo da Declaração
• MAED – ao clicar sobre “impressora”, o sistema exibe em formato “pdf” a Multa por Atraso na Entrega da Declaração 
• Extrato – ao clicar sobre o ícone de impressora, o sistema exibe, nas operações “Declaração Original” e “Declaração Retificadora”, as informações da declaração e as informações do DAS gerado, se houver, em formato PDF
• Extrato – ao clicar sobre o ícone de impressora, o sistema exibe, nas operações “Geração de DAS”, “DAS Avulso” e “DAS Cobrança”, apenas as informações do DAS gerado e na tela, sem gerar arquivo PDF.

O que acontece se estiver com o Simples Nacional atrasado?

O atraso no pagamento do DAS do Simples Nacional pode gerar duas consequências para o empreendedor.

Quando há pendências com a Receita Federal, a empresa fica impedida de realizar procedimentos relacionados ao órgão – e pode enfrentar dificuldades para obter crédito no mercado. 

O atraso resulta também em multas e juros proporcionais ao período de inadimplência, o que pode comprometer ainda mais o fluxo de caixa do negócio.

Se a dívida permanecer em aberto por muito tempo, a Receita Federal pode excluir a empresa do Simples Nacional.

Isso ocorre por meio de um Ato Declaratório Executivo (ADE).

Somente em 2024 até o mês de setembro, 2.175 empresas foram excluídas de ofício do regime tributário.

Caso sua empresa seja comunicada de ofício sobre a exclusão por inadimplência, você tem 30 dias para apresentar uma defesa e quitar os débitos.

Já para os Microempreendedores Individuais (MEIs), o atraso de apenas duas parcelas do DAS já resulta na perda de benefícios previdenciários, além do risco de exclusão do regime.

Até dezembro de 2022, por exemplo, cerca de 5,74 milhões de MPEs estavam inadimplentes, com maior incidência no setor de serviços (52,5%), seguido pelo comércio (39,1%) e pela indústria (7,9%).

No caso dos MEIs, até março de 2023, mais de 7,5 milhões estavam em situação de inadimplência, o que representa 50,2% do total no país.

Como pagar o DAS atrasado do Simples Nacional?

O primeiro passo para regularizar o Simples Nacional vencido é acessar o site oficial do regime de tributação e escolher a opção PGDAS-D e DEFIS. 

Para acessar o sistema, você pode utilizar o certificado digital ou usar seu código de acesso, inserindo o CNPJ da empresa, CPF e os caracteres de segurança. 

Se optar pelo código de acesso, guarde-o para usar em outras etapas. 

Depois de logar no sistema, clique em “Consultar/Gerar DAS” para emitir a segunda via do boleto. 

Você precisará novamente do código de acesso ou certificado digital para gerar o documento. 

Não se preocupe em atualizar os valores: o próprio sistema recalcula automaticamente o DAS, incluindo multas e juros pelo atraso. 

Por fim, pague o boleto em uma agência bancária, caixa eletrônico ou internet banking. 

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Tem como parcelar o Simples Nacional?

Sim, é possível.

Se a dívida do Simples Nacional virou uma “bola de neve” e ficou pesada demais, você tem a opção de parcelar o saldo diretamente no sistema do Simples Nacional. 

Para fazer isso, acesse o portal do regime tributário e escolha a opção “Parcelamento”, usando o certificado digital ou o código de acesso. 

É possível dividir a dívida em até 60 vezes, com parcelas mínimas de R$ 300,00.

O próprio sistema exibirá uma lista dos débitos passíveis de parcelamento, com informações como data de vencimento, saldo devedor original e o valor atualizado.

Se o débito estiver vinculado a algum processo administrativo, esse dado também será apresentado.

O valor total da dívida será recalculado e consolidado, com uma multa de mora de até 20%, mesmo que o débito tenha menos de 60 dias de atraso.

O sistema também vai calcular automaticamente o número de parcelas, sempre respeitando o valor mínimo de R$ 300,00.

A primeira parcela, conhecida como DAS de parcela, deve ser paga até o vencimento para que o pedido de parcelamento seja aprovado.

As parcelas seguintes terão acréscimo de juros com base na taxa Selic acumulada e mais 1% referente ao mês de pagamento.

Dicas para ficar em dia com o Simples Nacional

O extrato do Simples Nacional, como você pode perceber, é uma fonte confiável de informações sobre as obrigações fiscais.

Atrasos, tanto no pagamento do DAS quanto na entrega das declarações, implicam em prejuízos para o seu negócio que vão além do financeiro. 

Além de multas e juros, uma empresa pode ser excluída do Simples Nacional por inadimplência e perder os benefícios proporcionados pelo regime tributário.

Mas você não precisa correr esse risco. 

Para ajudá-lo a ficar em dia com o governo, preparamos as seguintes dicas:

• Atenção aos prazos: tanto a declaração do Simples Nacional quanto o DAS vencem no dia 20 de cada mês
• Evite multas e juros resultantes de DAS vencido
• Entenda como funciona a sistemática dos parcelamentos do Simples Nacional
• Monitore regularmente o DTE-SN (Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional), por onde você receberá os comunicados oficiais
• Tenha um escritório de contabilidade parceiro que o ajude a organizar as rotinas contábeis, fiscais e tributárias de forma eficiente e sem perda de tempo.

Você pode contar com a Contabilix, empresa de contabilidade online especializada em micro e pequenos negócios, sobretudo do Simples Nacional. 

Oferecemos assessoria contábil completa para o seu negócio, como cálculo e emissão de guias de impostos, obrigações acessórias e uma plataforma gerencial intuitiva e de fácil manuseio.

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