A escrituração do livro diário é um procedimento obrigatório para as empresas mercantis, independentemente do porte, natureza jurídica ou regime tributário.
Se você tem uma empresa em sociedade ou não, optante pelo Simples Nacional ou por outro regime de tributação, vai precisar dele para registrar as movimentações do negócio.
Quer saber como usar o livro diário do jeito certo?
Então, siga a leitura.
O que é livro diário na contabilidade?
O livro diário é um instrumento da contabilidade utilizado para registrar todos os fatos contábeis de uma empresa à medida em que acontecem.
A esses registros dá-se o nome de escrituração contábil, um lançamento detalhado de todas as movimentações econômicas conforme o método das partidas dobradas (débito e crédito).
O livro diário tem esse nome porque, antes do surgimento das ferramentas modernas de contabilidade, as operações eram lançadas manualmente em um livro impresso ou em fichas.
Com a criação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e o crescimento da contabilidade online, os lançamentos automatizados têm se tornado uma tendência.
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Como funciona o livro diário?
O livro diário acompanha a vida da empresa desde a abertura do CNPJ e a integralização do capital social.
Tão logo os sócios transfiram os recursos (em dinheiro ou em outros bens) para as contas da empresa, os lançamentos começam a ser registrados no livro diário.
- Entrou dinheiro no caixa proveniente de alguma fonte? O fato contábil precisa ser registrado
- Saiu dinheiro do caixa para pagar o fornecedor? O livro diário precisa saber
- Houve movimentação interna, como transferência entre contas bancárias ou depósito em dinheiro? Essa transação também precisa ser documentada no livro diário.
Por ser um instrumento oficial, o livro diário precisa cumprir algumas formalidades intrínsecas (internas) e extrínsecas (externas) sob pena de ser invalidado.
- Apresentação exterior (formalidades extrínsecas)
- Ser encadernado
- Ter suas folhas numeradas tipograficamente
- Se for empresa, ser autenticado pelas juntas comerciais ou repartições encarregadas do Registro do Comércio
- Se for Sociedade Simples ou entidade sem fins lucrativos, ser autenticado no cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas
- Conter termo de abertura (na primeira página) e de encerramento (na última página) preenchidos e autenticados.
- Apresentação interior (formalidades intrínsecas)
- Utilizar idioma nacional e moeda corrente do país
- Usar linguagem mercantil
- Manter a individualização e clareza dos lançamentos
- Registrar os fatos em rigorosa ordem cronológica de dia, mês e ano
- Não permitir intervalos em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas, ou transportes para as margens.
O livro diário precisa ainda conter a data da operação (transação), o título da conta débito e da conta crédito, os valores da operação, bem como um histórico escrito de forma reduzida.
Livro diário impresso ou digital?
Tanto o livro diário impresso quanto o digital cumprem a mesma função contábil de registrar os fatos que alteram o patrimônio de uma empresa na ordem em que eles acontecem.
A versão impressa do livro diário tem caído em desuso por ser pouco prático e gastar muito papel, dependendo da movimentação econômica da empresa, além de ocupar espaço físico.
Por ser mais prática e menos custosa, a versão digital do livro diário, que pode ser assinada digitalmente pelos responsáveis, tem se tornado uma tendência.
Algumas empresas, como as optantes pelo Lucro Real, são obrigadas a adotar a Escrituração Contábil Digital (ECD), da qual fazem parte os livros diário e razão.
Para essas pessoas jurídicas, portanto, o livro diário digital torna-se obrigatório.
Empresas optantes pelo Simples Nacional, que não tenham recebido aporte de capital, não precisam entregar a ECD, logo, podem fazer a escrituração do livro diário impresso, caso queiram.
Quem precisa de livro diário contábil?
O livro diário é uma obrigação para todas as empresas sujeitas à escrituração contábil, independentemente do porte ou regime tributário.
A única exceção é o Microempreendedor Individual (MEI), um tipo de CNPJ simples dedicado a profissionais autônomos.
As vendas do MEI devem ser lançadas no Relatório Mensal de Receitas Brutas, documento que ajudará o empreendedor a fazer a Declaração Anual de Faturamento.
Como fazer lançamentos contábeis no livro diário
Para entender como fazer os lançamentos de débito e crédito no livro diário, confira um exemplo a seguir, conforme os enunciados.
Operações da empresa X realizadas em abril de 2022.
- Dia 01/04/2022: os sócios integralizaram um capital social de R$ 100.000,00 em dinheiro, conforme disposto no contrato social
- Dia 03/04/2022: foi aberta uma conta corrente bancária para a qual foram transferidos R$ 80.000,00
- Dia 04/04/2022: a empresa comprou estoque no valor de R$ 40.000,00 e pagou via Pix
- Dia 09/04/2022: a empresa vendeu um total de R$ 10.000,00 à vista em dinheiro, tendo um CMV (Custo da Mercadoria Vendida) de R$ R$ 5.000,00.
Veja como ficam os lançamentos no livro diário:
| Data | Conta | Débito | Crédito |
| 01/04/2022 | Caixa (+A)Capital subscrito (+PL)H.:Vlr ref. subscrição de capital social cfe contrato | R$ 100.000,00 | R$ 100.000,00 |
| 03/04/2022 | Banco (+A)Caixa (-A)H.: Vlr ref. transferência caixa cfe doc. nº | R$ 80.000,00 | R$ 80.000,00 |
| 04/04/2022 | Estoque (+A)Banco (-A)H.: Vlr ref. compra de mercadorias cfe NFe nº | R$ 40.000,00 | R$ 40.000,00 |
| 09/04/2022 | Caixa (+A)Receita de venda (+PL)CMV (-PL)Estoque (-A)H.: Vlr ref. venda de mercadoria cfe NFe nº | R$ 10.000,00 R$ 5.000,00 | R$ 10.000,00 R$ 5.000,00 |
As siglas acima significam o seguinte:
- (+A): mais ativos
- (-A): menos ativos
- (+P): mais passivos
- (-P): menos passivos
- (+PL): mais patrimônio líquido
- (-PL): menos patrimônio líquido.
Além dos termos de abertura, encerramento e escrituração dos fatos contábeis, no livro diário também deve ser transcritas as demonstrações contábeis, como:
- Balanço Patrimonial
- Demonstração de Resultado de Exercício (DRE)
- Demonstração de Resultado Abrangente
- Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL)
- Demonstrações de Fluxo de Caixa (DFC)
- Notas Explicativas.
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