Contas a receber: como fazer o controle na sua empresa

A gestão de contas a receber pode até parecer uma simples tarefa burocrática, mas é realmente importante: se não for bem executada, impacta todo o planejamento de um negócio.

Uma empresa que tem contas a receber provavelmente faz vendas a prazo, o que significa que deve atentar-se às datas para não desequilibrar o caixa.

Além do mais, vender a prazo implica em conceder crédito, o que exige ainda mais cuidado com a possibilidade de as contas a receber não serem, de fato, recebidas.

Já passou por algo parecido?

Então, continue a leitura e confira algumas dicas de como manter o controle das contas e evitar problemas financeiros.

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O que é controle de contas a receber?

Controle de contas a receber é o gerenciamento de recebíveis que uma empresa tem perante terceiros, originados principalmente de vendas a prazo.

Esses recebíveis também podem ser direitos creditórios provenientes de operações que não fazem parte da atividade-fim, como rendimentos de aplicações financeiras, recuperação tributária, etc.

Independentemente do tipo de operação que gerou o crédito, a gestão das contas a receber deve ser detalhada, afinal, trata-se de um elemento fundamental ao planejamento do fluxo de caixa.

Ao comparar os prazos de contas a pagar e a receber, o empresário consegue prever se as entradas de recursos serão suficientes para cobrir as saídas ou não.

Contas a pagar e receber: qual a diferença?

Dentro do plano de contas contábil, pode-se dizer que as contas a pagar e a receber são dois lados da mesma moeda.

Ambas são contas patrimoniais. 

Enquanto o contas a receber representa os direitos que uma empresa tem perante terceiros, como as vendas a prazo, o contas a pagar abrange as obrigações que ela precisa cumprir, como o pagamento aos fornecedores.

Ao colocar na balança os direitos e as obrigações, o gestor enxerga com clareza a dinâmica do fluxo de caixa, bem como as estimativas de liquidez.

Exemplos de contas a receber

A seguir, confira os exemplos mais comuns de contas a receber que você precisa conhecer e gerenciar.

Fatura de vendas

Uma empresa emite faturas para os clientes quando vende produtos ou serviços a crédito.

O valor indicado na fatura é uma conta a receber até que o cliente efetue o pagamento.

Empréstimos ou financiamentos a clientes

Para as empresas que lidam com operações de crédito, os empréstimos e financiamentos também resultam em contas a receber.

Pagamentos parcelados

Quando uma venda é parcelada, cada parcela é uma conta a receber até que o total da fatura seja totalmente quitado.

Aluguel de equipamentos ou propriedades

Se a empresa aluga equipamentos, espaço ou propriedades, os valores de eventuais aluguéis pendentes são contas a receber até que os pagamentos sejam recebidos.

Juros sobre empréstimos, multas e taxas

Se a empresa cobra juros sobre empréstimos ou financiamentos, os juros acumulados representam contas a receber.

O mesmo ocorre quando há aplicação de multa ou taxa por atraso de pagamento ou descumprimento de qualquer outro acordo.

Qual a importância do contas a receber para uma empresa?

A gestão das contas a receber é essencial principalmente para o planejamento de curto prazo.

Com base no quanto a empresa tem a receber, o gestor consegue estimar, por exemplo, se o capital de giro será o suficiente para pagar os fornecedores ou não.  

Caso não seja, será necessário recorrer a outras fontes de recursos, como linhas de financiamento ou antecipação de recebíveis.

Com uma boa gestão de contas a receber, é possível, por exemplo, dimensionar o prazo médio de recebimento, evitando um descasamento com o prazo médio de pagamento. 

A maioria das empresas que vendem a prazo faz isso de três maneiras:

1. Venda no crediário próprio, em que o cliente compra a prazo no boleto ou no carnê
2. Venda financiada por uma instituição bancária, que assume o risco de crédito do cliente
3. Venda no cartão de crédito.

Perceba que, em qualquer uma das hipóteses, o setor de contas a receber precisa lidar com prazos de recebimento.

Mesmo que a venda no cartão de crédito seja em parcela única, pode ocorrer de o dinheiro cair no caixa somente 30 dias após a operação.

Há de se considerar ainda o risco de inadimplência.

Quando a venda é feita por intermédio de um banco ou operadora de cartão, o risco de crédito é transferido para a instituição financeira.

Porém, quando o cliente compra no crediário próprio, o departamento financeiro da empresa precisa adotar parâmetros para conceder o crédito. 

São casos em que a possibilidade de inadimplência também deve entrar na equação, afinal, pode acontecer de o boleto vencer e o pagamento não cair na conta.

Contas a receber é ativo ou passivo?

Contas a receber é um ativo dentro do balanço da empresa, que pode ser circulante ou não-circulante.

Se o prazo de recebimento for inferior a 12 meses, é um ativo circulante – se for maior, é não circulante.

Os ativos patrimoniais, vale lembrar, são todos os bens e direitos que uma empresa possui.

Uma conta a receber é um direito perante terceiros, portanto, um ativo.

Como contabilizar as contas a receber?

Para contabilizar o contas a receber, você precisa, além de registrar todas as operações, classificá-las de acordo com as respectivas contas contábeis.

Uma venda de R$ 2.000,00 parcelada em duas vezes, por exemplo, sendo uma à vista e outra a prazo, é lançada da seguinte maneira.

Na data da venda:

• D – Clientes: R$ 2.000,00
• C – Receita com Vendas: R$ 2.000,00.

Quando a primeira parcela é paga:

• D – Caixa/Banco: R$ 1.000,00
• C – Clientes: R$ 1.000,00.

Quando a segunda parcela é paga:

• D – Caixa/Banco: R$ 1.000,00
• C – Clientes: R$ 1.000,00.

Como fazer o controle de contas a receber?

Se você tem contas a receber e a pagar, precisa adotar algumas estratégias para manter as finanças organizadas e garantir a saúde do caixa.

Veja algumas dicas a seguir.

Organize os fluxos de recebimento

O primeiro passo é organizar o fluxo de recebimentos e pagamentos, categorizando-os por valores e datas.

Você pode usar diferentes ferramentas para isso, de uma planilha simples a sistemas de gestão integrada. 

A partir da organização dos dados, você terá as informações necessárias para tomar as decisões subsequentes. 

Ofereça vantagens para pagamento antecipado

Do mesmo modo que vender a prazo pode ajudar a atrair mais clientes, oferecer descontos e outras vantagens para o recebimento antecipado pode ser uma boa estratégia. 

No caso de descontos, cuidado para não corroer o lucro da venda.

Antes de determinar quais benefícios conceder ao cliente bom pagador, faça as contas com cautela.

Adote uma política de cobrança eficiente

Uma régua de cobrança eficiente ajuda muito as empresas que vendem a prazo sem intermediação bancária ou prestam serviços recorrentes, como os de assinatura. 

Dependendo de como a ferramenta de cobrança é configurada, é possível automatizar o envio de lembretes e notificar o cliente em caso de atraso.

Abrace as soluções tecnológicas

A boa gestão de contas a receber, como vimos, tem impacto em todo o planejamento financeiro e orçamentário de um negócio. 

Sem uma previsão de fluxo de caixa, não é possível fazer compromissos ou planejar o investimento em melhorias.

A boa notícia é que você tem à disposição diversas ferramentas tecnológicas que, se bem usadas, poupam trabalho e ajudam na gestão das contas.

Mesmo que sua empresa seja de pequeno porte, por meio dos serviços de contabilidade online, você pode acessar plataformas eficientes de gestão a preços competitivos.

Desafios do controle de contas a receber

A inadimplência é um dos principais desafios do contas a receber em uma empresa, mas há outros, como

• Atrasos no pagamento
• Análise de crédito insuficiente, no caso de empresas que adotam o crediário próprio
• Processos ineficientes, sobretudo em relação ao sistema de faturamento e cobrança
• Falta de comunicação clara, o que pode levar a mal-entendidos e atrasos nos pagamentos
• Dependência excessiva de poucos clientes
• Fatores macroeconômicos, como recessão e desemprego em massa
• Falta de monitoramento regular das contas a receber.

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