Danfe: o que é, para que serve e como emitir online

É fácil identificar o que é Danfe quando recebemos a encomenda de algum produto adquirido pela internet.

Anexado à mercadoria, vem um documento impresso contendo um código de barras e diversas informações relacionadas à compra.

Na condição de consumidor, tudo que você precisa saber é que, por meio do documento, é possível consultar a autenticidade da nota fiscal na internet de maneira prática e fácil. 

Como empresário, por outro lado, você precisa dominar todos os aspectos do processo de emissão.

Ao longo deste artigo, descubra o que é Danfe, qual sua função em uma operação de venda e qual a diferença entre Danfe e Nota Fiscal eletrônica. 

Siga a leitura.

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O que é Danfe?

Danfe é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica. 

Tem esse nome porque representa graficamente, em versão impressa, a NF-e durante o trânsito de mercadorias, oferecendo informações relevantes sobre a operação.

Por meio do Danfe é possível descobrir quem é o vendedor do produto, quem é o comprador, qual o valor da transação, qual empresa fez o transporte, etc. 

Trata-se de um documento obrigatório que deve acompanhar tanto as mercadorias negociadas entre empresas quanto as destinadas ao consumidor final. 

Além da circulação de bens dentro de um mesmo estado, o Danfe é aceito também em operações interestaduais e até de exportação. 

O documento tem layout padronizado conforme o Manual de Integração – Contribuinte, pode ser impresso em folha A4 e em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal.

Para que serve o Danfe?

Esclarecido o que é Danfe, vamos entender a sua finalidade.

A essa altura, pode ser que você esteja se perguntando: qual a necessidade de mais um documento impresso se já existe uma nota fiscal emitida eletronicamente?

A resposta é simples: facilitar a fiscalização. 

Por meio do Danfe, fiscais do governo, em eventuais operações, têm acesso rápido aos dados necessários para verificar se determinado produto tem origem lícita ou não. 

Além de ajudar no combate ao crime de contrabando, receptação e outros do gênero, o Danfe evita também a sonegação fiscal.

O mesmo procedimento pode adotar o cliente que, de posse dos dados do documento, consegue checar a procedência do produto no Portal Nacional da NF-e.

Para o vendedor da mercadoria, o Danfe também pode ser usado para documentar formalmente o recebimento da encomenda por meio do canhoto assinado pelo cliente. 

Qual a diferença entre Danfe e nota fiscal?

O que é Danfe, a gente já sabe: é uma representação impressa e resumida da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que acompanha, obrigatoriamente, a circulação de mercadorias.

Mas qual a diferença para a nota fiscal? 

É o que vamos ver a seguir, conhecendo as características de cada documento.

Características do Danfe

Apesar de útil, o Danfe não possui a mesma validade jurídica da NF-e. 

Um cliente insatisfeito com alguma compra, por exemplo, não pode usá-lo para solicitar a troca ou o reembolso. 

Da mesma forma, a empresa não pode se valer do documento auxiliar para declarar aos órgãos competentes suas atividades comerciais. 

A função do Danfe, portanto, é operacional. 

Seu objetivo é facilitar a fiscalização e toda a logística de transporte de mercadorias, principalmente das empresas de e-commerce.

Características da NF-e

A NF-e, por outro lado, é o documento com validade jurídica que comprova perante o Fisco em que condições ocorreu a venda de determinada mercadoria. 

Criada em 2006 para substituir as antigas notas fiscais em papel, a NF-e deve ser arquivada por um período mínimo de cinco anos. 

Portanto, embora o Danfe complemente a NF-e, são documentos diferentes, com objetivos e relevâncias diferentes.

Vale ressaltar que, além da NF-e, existem outros tipos de notas fiscais, como:

• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), emitida para comprovar a prestação de serviços 
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), muito usada em supermercados e lojas de conveniência.

A Nota Fiscal de Serviços e a Nota Fiscal de Consumidor eletrônica também são acompanhadas do Danfe, só que em modelos diferentes.

Quando você compra uma mercadoria em um supermercado, por exemplo, o documento que você recebe é um tipo de Danfe. 

A Nota Fiscal de Consumidor, assim como a NF-e tradicional, foi emitida digitalmente em formato XML. 

O mesmo ocorre com a emissão de Nota Fiscal de Serviços eletrônica. Nesse caso, o documento auxiliar tem um nome um pouco diferente: Danfs-e.

Apesar de serem documentos emitidos de formas diferentes e em modelos diferentes, a função é a mesma: auxiliar o documento fiscal eletrônico para seus devidos fins.

Quais são as informações do Danfe?

Se você sabe o que é Danfe, já percebeu que o documento segue um layout padronizado. 

Dependendo da quantidade de itens, pode até ser impresso em mais de uma folha e deve conter informações, como:

• Identificação: nome e endereço do emitente
• O termo “DANFE” em destaque: Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
• Dados da NF-e: número, série da NF-e, tipo de operação (se é entrada ou saída)
• Código de barras: com o qual é possível consultar a autenticidade da NF-e na internet
• Natureza da operação: por exemplo, se é revenda de mercadoria
• Chave de acesso: sequência contendo 44 números com os quais também é possível consultar a NF-e na internet
• Data da saída da mercadoria
• Dados da transportadora
• Descrição das mercadorias
• Dados adicionais.

Caso haja muitas informações a preencher, é permitido usar também metade do verso da folha do Danfe.

Qual a diferença entre Danfe e Danfe simplificado

Além do Danfe tradicional, impresso em tamanho A4, as empresas obrigadas a emitir o documento podem optar pelo Danfe simplificado. 

O modelo simplificado é mais compacto e apresenta informações mais concisas em comparação ao documento convencional. 

Em vigor desde 2020, por meio da Nota Técnica nº 2020.004, tem como propósito simplificar o processo e reduzir o consumo de papel.

O Danfe simplificado não precisa, por exemplo, ser colocado em envelope plástico, podendo ser impresso em etiqueta adesiva e fixado diretamente na embalagem do produto.

Quem precisa emitir o Danfe?

Como vimos, todas as empresas que vendem mercadorias sujeitas à emissão de Nota Fiscal eletrônica precisam emitir o Danfe. 

Isso vale para lojas físicas ou virtuais, como os e-commerces.

As empresas de varejo, como padarias, supermercados e outras do gênero, também emitem Danfe (chamado de Danfe-NFCe). 

Trata-se daquele documento emitido no caixa no ato do pagamento (algumas lojas costumam enviá-lo também por email).

A diferença é que o Danfe-NFCe é consultado no portal da secretaria da Fazenda dos estados e não no portal nacional da NF-e, como ocorre com o Danfe tradicional.

As empresas prestadoras de serviços também devem emitir o documento auxiliar da Nota Fiscal de Serviços eletrônica. 

O Danfe de serviços pode ser impresso ou enviado por e-mail (situações de empresas que estão distantes fisicamente de seus clientes, por exemplo).

Nesse caso, a consulta é feita no portal das prefeituras – com exceção do MEI, que conta com o Portal Nacional da Nota Fiscal eletrônica.

Por fim, vale ressaltar que toda empresa precisa emitir nota fiscal (e, consequentemente, o Danfe) sempre que vender algum produto ou prestar qualquer tipo de serviço. 

Trata-se de uma obrigação acessória fundamental, por meio da qual o governo controla e fiscaliza os contribuintes.

A única exceção é o MEI, que não precisa obrigatoriamente emitir nota fiscal quando o cliente final for pessoa física – a menos que seja solicitado.

Por que emitir o Danfe?

Além de ser uma obrigatoriedade, a emissão do Danfe tem diversas outras vantagens, como:

• Comprova que a operação foi feita dentro da legalidade, ao oferecer dados para consulta da autenticidade da NF-e
• Permite o controle e a fiscalização durante o transporte de mercadorias, que pode passar por diferentes locais até chegar a destinatário
• Ajuda no gerenciamento de devoluções e trocas.

Danfe em exportações

O Danfe também precisa ser emitido também em casos de operação de vendas para o exterior.

A função é basicamente a mesma: facilitar o trânsito da mercadoria pelo território nacional e o desembaraço aduaneiro. 

Vale destacar que a nota fiscal eletrônica, da qual o Danfe é uma representação gráfica, serve de base também para o preenchimento da Declaração Única de Exportação.

Como os dados são todos interligados, é preciso muita atenção no preenchimento, principalmente em relação ao código do país.

Quem tem MEI pode emitir Danfe?

Sim, pode.

O MEI também é uma empresa e, apesar de ser enquadrado em um regime diferenciado de tributação, pode emitir nota fiscal (e Danfe) de serviços ou de produtos.

Em relação ao MEI prestador de serviços, há um emissor nacional de nota fiscal de serviços obrigatório desde 2023.

Depois de seguir o passo a passo e emitir a nota fiscal, o microempresário pode imprimir o Danfe ou enviar uma cópia para o e-mail do cliente.

Vale ressaltar que o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal quando o cliente final for pessoa física, salvo quando solicitado.

Como emitir Danfe: passo a passo

A seguir, confira as etapas necessárias para emitir corretamente a nota fiscal e o Danfe:

1. Use um único software

Para evitar erros e inconsistência de dados, você deve usar o mesmo sistema fiscal para emitir a NF-e e o Danfe. 

A configuração é simples, basta você ter um certificado digital compatível e um software apto a emitir a nota fiscal, além de um computador com internet.

2. Preencha os campos corretamente

As informações impressas no Danfe são as preenchidas na nota fiscal, logo, tenha atenção e revise os dados antes de gerar a nota e imprimir o documento auxiliar.

Nem todos os campos precisam ser preenchidos obrigatoriamente, mas é bom inserir o máximo de informações que puder, inclusive as não obrigatórias.

3. Emita a Nota Fiscal Eletrônica

Após inserir as informações e conferir se está tudo certo, basta emitir a nota fiscal, enviando-a à Receita Federal.

4. Imprima o Danfe

Com o software fiscal devidamente configurado, você poderá imprimir o Danfe logo após a emissão da NF-e e anexá-lo à mercadoria.

Pronto: sua venda foi faturada e o produto do seu cliente está apto a seguir para a transportadora.

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Qual a importância da correta emissão do Danfe?

A emissão correta do Danfe está ligada diretamente à geração da nota fiscal.

Como vimos, um documento é o espelho do outro.

A preocupação maior, portanto, é quanto ao processo de emissão da nota fiscal, que precisa refletir exatamente a operação comercial em questão. 

Vale ressaltar que erros na emissão de documentos fiscais podem ter diversas consequências, como:

• Multas e outras penalidades decorrentes de fiscalização
• Aumento dos custos operacionais com a correção de notas erradas
• Complicações para o destinatário.

Para evitar problemas como esses, a dica é investir em automatização, como as soluções oferecidas por uma contabilidade online, fácil e segura. 

O Danfe precisa ser guardado?

Não, o Danfe é apenas uma representação da nota fiscal eletrônica, portanto, não tem validade jurídica.

Você até pode guardá-lo para fins de controle gerencial, mas não há uma obrigação legal de fazê-lo. 

Os arquivos XML da nota fiscal, esses sim, precisam ser arquivados pelo tempo regulamentar de cinco anos.

Como consultar Danfe online

De posse do código de acesso composto por 44 números, você pode acessar o Danfe online no Portal Nacional da NF-e.

• Acesse o site e clique em “Consultar NF-e”
• Digite a Chave de Acesso da NF-e e marque a opção “Sou humano”
• Ao abrir as informações da NF-e, desça a página e clique em “Preparar documento para impressão”
• No caso do Danfe-NFCe, a consulta é feita no portal oficial dos governos estaduais
• No caso do Danfs-e, a consulta é feita no portal da Nota Fiscal de Serviços nacional (para MEIs) ou das prefeituras para as demais empresas.

Gerencie fácil o Danfe e outros documentos contábeis

A emissão e o gerenciamento do Danfe e da Nota Fiscal Eletrônica, como você viu ao longo deste artigo, devem ser feitos por um único software para evitar inconformidades.

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É só preencher as informações necessárias e seguir o passo a passo, tudo 100% online e sem complicação. 

Além da gestão das notas fiscais, com a plataforma da Contabilix você emite guias de impostos, fecha folha de pagamento, cumpre com as obrigações acessórias e muito mais.

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