As rotinas administrativas são parte do dia a dia de qualquer negócio, seja ele de pequeno, médio ou grande porte.
Quem empreende sabe que o comando de uma empresa exige a execução de muitas tarefas, dentre elas, as atividades administrativas responsáveis por manter a roda girando.
A inobservância de algum processo ou sua descontinuidade, por exemplo, podem trazer sérios problemas para o negócio.
Por isso, é muito importante entender o que são as rotinas administrativas e como elas devem ser manejadas dentro das empresas.
Quer saber como fazer isso?
Então, acompanhe este artigo até o final!
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O que são rotinas administrativas?
Rotinas administrativas são tarefas e procedimentos operacionais relacionados ao gerenciamento da empresa em seus mais variados setores.
São realizadas em áreas como Finanças, Departamento Pessoal, Comercial, Marketing, Tecnologia da Informação e, claro, Administrativo.
Algumas das rotinas administrativas mais comuns são:
- Coleta e cadastro de dados
- Registro de entradas e saídas de materiais, pessoal e produtos
- Controle de horários, prazos e calendários
- Atendimento operacional de clientes e fornecedores
- Emissão de nota fiscal e recibos
- Preenchimento de relatórios
- Contas a pagar e a receber.
Muito mais do que apenas atividades de protocolo, as tarefas devem ser organizadas e disciplinadas estrategicamente.
Ou seja, não basta apenas coletar e registrar dados, organizar a papelada e colocar as tarefas em dia.
Cada uma das rotinas administrativas deve ter um motivo claro para a sua existência.
Nesse sentido, quanto mais as equipes forem sobrecarregadas com atividades administrativas desnecessárias, menor será o tempo efetivamente investido em resultados para o negócio.
Para que servem as rotinas administrativas?
As tarefas desempenhadas nas rotinas administrativas podem ter diferentes funções.
Em alguns casos, são realizadas por força de obrigação legal, como na emissão de nota fiscal ou registro de funcionários.
Por outro lado, as atividades podem ser importantes para o funcionamento geral da empresa, mesmo que não sejam obrigatórias.
Atendimento ao público e envio de comunicados internos, por exemplo, podem ser tarefas demandadas pela operação da empresa.
A principal função das rotinas administrativas é criar protocolos, métodos e práticas que tornam a gestão da empresa mais eficiente e assertiva.
Pode parecer burocrático, mas a verdade é que toda organização precisa estabelecer rotinas para funcionar do jeito certo.
10 rotinas administrativas de uma empresa
As rotinas administrativas são importantes em diferentes áreas da empresa, como vimos.
A seguir, confira as principais.
1. Atendimento ao público
Atender ao público, tanto interno quanto externo, faz parte das rotinas administrativas.
Assim, o atendimento eficiente a telefonemas, e-mails, avisos, reuniões e outras formas de comunicação são tarefas comuns à área.
Em alguns momentos, somente certos profissionais são capazes de responder determinadas questões.
Para todas as outras situações, um profissional de rotinas pode dar o suporte necessário e, assim, economizar um tempo precioso da equipe.
2. Emissão de nota fiscal e cobranças
A emissão de notas fiscais também faz parte das rotinas administrativas e são essenciais para manter a regularidade fiscal do negócio.
Vale dizer que a nota fiscal também é um tipo de obrigação acessória exigida pelo Fisco que gera uma obrigação tributária.
Precisa ser algo rotineiro, com critérios bem estabelecidos, para não correr o risco de emitir documentos equivocados.
O mesmo vale para o processo de cobrança.
Empresas que vendem a prazo e não tem uma rotina administrativa eficiente de cobrança podem sofrer perdas significativas.
Uma régua de cobrança eficiente, com lembretes programados e diferentes meios de recebimento, faz toda a diferença no fluxo de caixa e nos resultados.
3. Organização de documentos
Manter a documentação em ordem é fundamental – notas, recibos, comprovantes, contratos, contas, alvarás e outros documentos importantes.
Por isso, deve existir método e disciplina na organização sistemática dos arquivos.
Ou seja, é fundamental que tudo esteja devidamente catalogado e arquivado de forma a ser facilmente encontrado quando for necessário.
4. Controle de estoques
Registrar todas as entradas e saídas dos estoques também faz parte das rotinas administrativas.
Essa é uma maneira segura de controlar os depósitos de matérias-primas e mercadorias, fazendo o seu rastreamento.
A tarefa vai desde verificar a movimentação de material de escritório a lotes completos de produtos – portanto, ela demanda tempo, atenção e detalhamento.
5. Controle de contas
A gestão de contas a pagar e a receber é uma atividade rotineira.
Então, fazer o registro dos pagamentos e recebimentos, acompanhar prazos e conferir os acertos é função administrativa.
Assim como nos itens anteriores, essa atividade exige organização e disciplina.
6. Registros
De maneira geral, todos os registros da empresa podem ser classificados como parte das rotinas administrativas.
Vale destacar que vários documentos, como as notas fiscais, devem ser arquivados pelo prazo legal de no mínimo cinco anos.
Desde o fluxo de funcionários à alimentação do sistema de vendas, passando pelo cadastro de clientes e preenchimento de atas, todos os apontamentos habituais devem ser trabalhados com seriedade.
7. Controle do fluxo de caixa
O controle do fluxo de caixa é uma rotina contábil-administrativa que tem relação direta com a “oxigenação” do negócio.
Afinal, é por meio dele que o gestor monitora as entradas e saídas de dinheiro do caixa, bem como o capital de giro.
O fluxo de caixa está relacionado também com as contas a pagar e a receber que, por sua vez, é impactado pelo fluxo operacional-financeiro.
Se gerido com eficiência, garante “fôlego” à empresa no cumprimento de suas obrigações de curto/médio prazo.
8. Conciliação bancária
Mesmo em empresas que usam ERPs capazes de automatizar transações e gerar relatórios, a conciliação bancária deve ser uma rotina administrativa recorrente.
Seu propósito é conferir se os saldos das contas contábeis “batem” com os saldos do banco.
Caso haja alguma discrepância, o motivo pode ser erros de lançamento que precisam ser corrigidos, de modo a garantir a consistência dos dados.
9. Folha de pagamento
A folha de pagamento é uma rotina do departamento de pessoal com “picos de atenção” em pelo menos uma vez por mês — na ocasião do fechamento.
Trata-se de uma rotina administrativa que pode ser mais ou menos intensa, dependendo da quantidade de funcionários e do tipo de remuneração.
Mesmo empresas que pagam salários fixos, há uma série de variáveis que podem impactar o contracheque, como faltas, atrasos, horas extras, bonificações esporádicas, etc.
Vale ressaltar que eventuais erros de cálculo impactam não apenas a remuneração do colaborador, como também o recolhimento de tributos.
10. Recrutamento, admissão e demissão
Quanto à formação de equipes, o processo de recrutamento, admissão e demissão não são exatamente rotinas frequentes dentro da empresa (ou pelo menos não deveriam ser).
A menos que sua empresa tenha um turnover (rotatividade) muito alto, você não deve contratar e demitir com a mesma frequência que fecha a folha de pagamentos ou analisa o fluxo de caixa.
Mesmo assim, trata-se de processos que precisam integrar o arcabouço de rotinas administrativas.
O gestor deve saber o que fazer caso três ou quatro colaboradores peçam demissão imediata, não é mesmo?
Por que otimizar as rotinas administrativas?
As rotinas administrativas, como vimos, não deveriam tomar tempo significativo do empresário e sua equipe, afinal, são rotinas.
Gastar tempo demais com processos rotineiros e repetitivos tira o foco de aspectos mais relevantes para o crescimento e sucesso do negócio.
As razões para otimizá-las são várias, como:
- Eficiência operacional: a otimização das rotinas administrativas permite que as tarefas sejam concluídas de forma mais rápida e eficiente, economizando tempo e recursos
- Redução de erros: processos otimizados tendem a ser mais padronizados e menos propensos a erros humanos, o que pode resultar em uma melhoria na qualidade do trabalho
- Economia de recursos: ao eliminar tarefas desnecessárias ou automatizá-las, as empresas podem economizar tempo e recursos
- Tomada de decisão: com processos administrativos otimizados, os gestores têm acesso a dados mais precisos e oportunos, o que pode melhorar a tomada de decisão estratégica.
No geral, a otimização das rotinas administrativas é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer organização, independentemente do seu porte ou setor.
Como acelerar as rotinas administrativas?
Como visto, todas as tarefas relacionadas à rotina administrativa de uma empresa demandam disciplina, atenção e tempo.
Qualquer dado coletado e armazenado de maneira equivocada pode trazer sérios problemas.
Assim, é importante evitar retrabalhos, economizar tempo e ganhar em performance, o que pode ser feito adotando algumas medidas simples.
Mapeie os processos
Você sabe dizer quais são os fluxos de atividade que acontecem dentro da empresa?
Mais do que ter a sequência em mente, é importante que as rotinas sejam organizadas e claras para todos.
Desse modo, reúna as equipes de trabalho e, juntos, desenhem a ordem das rotinas.
O mapeamento dos processos apontará a ordenação das tarefas e, além disso, pode mostrar os gargalos e desperdícios de força de trabalho.
Repense as atividades administrativas
Como citado, as tarefas relacionadas à rotina do negócio podem ser realizadas por obrigação legal, fluxo dentro da empresa e alimentação de dados relevantes.
Cuidado para não burocratizar demais os processos e prejudicar sua empresa mais do que ajudar.
Com o tempo e as demandas, é comum que algumas atividades já não sejam tão importantes assim.
Portanto, após o mapeamento, repense os trabalhos que devem permanecer e quais podem ser excluídos da rotina da empresa.
Use a tecnologia a seu favor
Sua equipe ainda anota dados importantes em caderninhos ou faz controles a lápis?
Pois saiba que a tecnologia está aí para auxiliar nas tarefas administrativas.
As planilhas do Excel são ótimas para registros, contas e outras funções rotineiras.
Além delas, existem softwares de gestão específicos para cada área da empresa – como ERP, CRM e outros – que armazenam e processam dados de maneira inteligente.
Outra opção interessante são os aplicativos, que facilitam o registro e o uso de informações do seu negócio.
Trello, Guiabolso e Agendor são alguns dos apps mais conhecidos para uso na gestão organizacional.
Portanto, invista em tecnologia para agilizar os processos administrativos de rotina.
Contrate um contador
Não dá para deixar de destacar que os serviços de um escritório de contabilidade podem acelerar bastante as rotinas administrativas.
Afinal, os profissionais contábeis têm os conhecimentos técnicos e a experiência necessária para desempenhar ou orientar sobre as principais tarefas do dia a dia de uma empresa.
Assim, as atividades serão executadas com maior probabilidade de acerto, economizando tempo e dinheiro para o seu negócio.
Como a contabilidade online pode ser uma solução administrativa?
As rotinas administrativas são tarefas diárias que todas as empresas executam.
Você, como gestor ou parte da equipe, sabe que elas devem ser realizadas com precisão e eficiência.
Dessa maneira, economiza-se tempo e recursos financeiros da empresa, além de manter o foco nas atividades que geram resultados para o negócio.
Para isso, o suporte de um escritório de contabilidade é essencial – e a modalidade online agiliza ainda mais os processos, uma vez que você pode contar com uma assessoria remota.
Nesse sentido, a Contabilix oferece diferentes planos empresariais para atender a todas as necessidades contábeis de sua empresa.
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