ICMS-ST (Substituição Tributária) para as empresas do Simples Nacional – GUIA

O ICMS-ST é um regime de substituição tributária que ainda gera muitas dúvidas entre as empresas do Simples Nacional. 

Basicamente, esse regime antecipa o recolhimento do ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), responsabilizando um único contribuinte de toda a cadeia de vendas de um produto ou serviço pelo pagamento — geralmente, o fabricante.

No entanto, cada estado determina sua alíquota, base de cálculo e produtos incluídos na lista de substituição tributária. 

Neste artigo, você vai entender as regras do ICMS-ST e saber quais mercadorias estão inclusas, quando pagar o imposto e como calcular. 

Continue lendo para conhecer esse regime e evitar pagar impostos indevidos.

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O que é ICMS-ST?

ICMS-ST (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços por Substituição Tributária) é um regime de substituição tributária que antecipa o recolhimento do ICMS devido por toda a cadeia de circulação da mercadoria até chegar ao consumidor final.

Dessa forma, o ICMS passa a ser recolhido por um único contribuinte, livrando as outras empresas dessa obrigação. 

Por exemplo, uma indústria de calçados pode ser a substituta tributária de lojas e distribuidoras dos produtos, recolhendo todo o imposto devido de uma só vez e isentando outros processos de venda ao longo da cadeia.  

Por isso, é comum que as grandes indústrias distribuidoras e atacados tenham esse papel no recolhimento de impostos sobre mercadorias. 

Na prática, a empresa substituta inclui no valor da venda a parcela relativa ao imposto que a empresa substituída (compradora) deveria pagar no ato da venda — ou seja, antecipa-se o momento da ocorrência do fato gerador do tributo. 

Obviamente, por representar uma antecipação do ICMS, o ICMS-ST não é recolhido caso a venda seja destinada a um cliente que não irá revender tais mercadorias (consumidor final).

Por isso, todas as empresas que estão obrigadas a recolher o ICMS devem conhecer o regime de substituição tributária e ficar atentas às mudanças na legislação.

Do contrário, a empresa pode acabar pagando impostos indevidos e sair no prejuízo. 

Por que o ICMS-ST foi criado

O ICMS-ST surgiu para reduzir a sonegação fiscal e para facilitar a fiscalização por parte da Receita Federal. 

Com a substituição tributária, o governo reduz os pontos a serem fiscalizados e consegue concentrar o recolhimento em um grupo menor de empresas.

Dessa forma, o risco de sonegação diminui e a burocracia também, simplificando todo o sistema de pagamento de impostos. 

No caso de produtos como o cigarro e a bebida, por exemplo, a ação do Fisco era dificultada porque havia muitos estabelecimentos a serem fiscalizados.

Uma vez escolhido o industrial como o único responsável pelo recolhimento do ICMS, o trabalho de fiscalização foi drasticamente reduzido e o Estado passou a garantir suas receitas antecipadamente.

Para o substituto tributário, a vantagem é eliminar os concorrentes que não estejam em dia com suas obrigações, na informalidade ou praticando competição desleal. 

Tipos de substituição tributária 

Existem diferentes tipos de substituição tributária que se encaixam no sistema do ICMS-ST.

Conheça as três modalidade possíveis.

Substituição antecedente

A substituição tributária antecedente, também chamada de substituição “para trás” ou “regressiva”, é o exato contrário do tipo anterior: o último contribuinte da cadeia fica responsável pelo recolhimento do ICMS. 

Nesse caso, a empresa que vende para o consumidor final cumpre o papel de substituto tributário e paga os impostos referentes a todos os processos anteriores de fabricação e distribuição.

Substituição concomitante

A substituição tributária concomitante ocorre quando o imposto é pago por outro contribuinte, sem ser aquele que está realizando a venda/prestação de serviço, simultaneamente à ocorrência do fato gerador.

Substituição subsequente

A substituição tributária subsequente, também chamada de substituição “para frente”, é o tipo mais comum do mercado, que permite o recolhimento de impostos de forma antecipada — ou seja, antes da venda para o consumidor final.

Nesse caso, a empresa deve fazer um cálculo estipulando o ICMS-ST de acordo com o valor final de venda para o consumidor. 

Assim, é feito o recolhimento prévio e o contribuinte substituto isenta os outros distribuidores ou varejistas de pagarem o imposto em suas vendas. 

Cobrança do ICMS-ST para empresas do Simples Nacional 

Pela regra geral, as empresas do Simples não estão sujeitas às regras aplicáveis às demais pessoas jurídicas, o que excluiria a substituição tributária. 

Mas o ICMS-ST pode ser considerado uma exceção, já que as empresas do Simples podem comercializar mercadorias sujeitas ao recolhimento antecipado. 

Logo, os micro e pequenos empreendedores optantes do regime também entram na substituição tributária e devem recolher o imposto antecipadamente quando necessário. 

Como identificar se uma mercadoria está sujeita ao ICMS ST

O ICMS-ST não é cobrado para qualquer mercadoria, mas sim voltado às categorias de produtos com fiscalização mais complexa. 

Você pode conferir a lista completa das mercadorias sujeitas ao recolhimento antecipado no Convênio ICMS 142/2018.

Entre os produtos listados, estão:

• Autopeças
• Bebidas alcoólicas (exceto cerveja e chope)
• Cervejas, chopes, refrigerantes águas e outras bebidas
• Cigarros e outros produtos derivados do fumo
• Cimentos
• Combustíveis e lubrificantes
• Energia elétrica
• Lâmpadas, reatores e starters
• Materiais de construção e congêneres
• Materiais de limpeza
• Materiais elétricos
• Medicamentos de uso humano
• Papéis, plásticos, produtos cerâmicos e vidros
• Produtos alimentícios 
• Produtos de papelaria
• Produtos eletrônicos, eletroeletrônicos e eletrodomésticos
• Produtos de perfumaria e de higiene pessoal e cosméticos
• Sorvetes e preparados para fabricação de sorvetes
• Pneumáticos, câmaras de ar e protetores de borracha
• Rações para animais domésticos
• Tintas e vernizes
• Venda de mercadorias pelo sistema porta a porta
• Veículos automotores.

Nessa lista você também encontrará um código atrelado à mercadoria que deverá ser informado no XML da NF-e — o CEST (Código Especificador de Substituição Tributária).

Depois de conferir os produtos, é importante fazer duas análises:

• Minha mercadoria está na lista do Convênio ICMS 142/2018?
• A legislação no meu estado incluiu esta mercadoria na legislação do ICMS ST?

Lembrando que os produtos da lista são atualizados e alterados constantemente — daí a importância de acompanhar as novas determinações do CONFAZ para o Convênio ICMS. 

Como preencher a Declaração do Simples Nacional no ICMS-ST

Nada muda em relação ao recolhimento do Simples Nacional no regime ICMS-ST para o contribuinte substituto.

O ICMS devido sobre as vendas será recolhido normalmente: ao preencher o PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples), a receita deverá ser informada como vendas ou revendas sem substituição tributária.

A diferença está em recolher o ICMS-ST, ou seja, o imposto devido pelas operações seguintes (distribuidor, atacadista e varejista), à parte do Simples Nacional.

No entanto, se for o contribuinte substituído — aquele que já recebeu a mercadoria com o imposto recolhido —, ele deverá separar essas vendas daquelas mercadorias que não foram recebidas com ICMS já recolhido por ST na hora de preencher o PGDAS.

Assim, não terá que pagar ICMS no momento de gerar o DAS, tendo em vista que o fornecedor já o recolheu por toda a cadeia. 

Como calcular o ICMS-ST para empresas do Simples Nacional

No caso das empresas do Simples Nacional, o cálculo do ICMS-ST deve ser feito com base no valor de venda da mercadoria para o consumidor final.

Para estipular esse preço, você pode utilizar alguns métodos previstos pela legislação, como o popular Margem de Valor Agregado (MVA).

Por meio de estudos de mercado, os estados definem um percentual que representa o acréscimo de valor que determinada mercadoria teria até que fosse vendida ao consumidor final —  a chamada MVA.

Dessa forma, o ICMS-ST deve ser calculado com base no preço da mercadoria somado a todos os custos e despesas cobrados do adquirente como frete, seguro, carreto, impostos, etc. 

Sobre este preço total aplica-se o percentual da MVA, e, por fim, a alíquota interna ou valor interestadual incidente na operação.

Geralmente, a lista de MVA para cálculo do ICMS-ST é divulgada pelas Secretarias da Fazenda de cada estado, que disponibilizam as últimas regras por segmento em suas portarias. 

Outro métodos utilizados pelos estados são:

• Valor tabelado: é determinado um preço fixo que serve como base para o ICMS-ST de mercadoria ou serviço 
• Preço médio ponderado: um valor médio ponderado é definido pela Secretaria Estadual da Fazenda através de análise de levantamento de preços
• Valor sugerido: o preço para calcular o ICMS-ST é sugerido no próprio produto, geralmente na embalagem.

Independentemente do método utilizado, é importante ter as seguintes informações para fazer o cálculo correto do ICMS-ST:

• Estado de origem da comercialização
• Estado de destino da comercialização
• Nomenclatura comum do produto (NCM)
• Tipo de estabelecimento
• Regime tributário
• Destino da mercadoria
• Valores de produto, frete, seguro, etc
• MVA ou IVA.

ICMS-ST nas operações internas e interestaduais

Nas operações internas, o ICMS-ST será recolhido apenas pelo industrial ou importador.

Já nas operações interestaduais a empresa do Simples Nacional deverá recolher o ICMS- ST independente do tipo de empresa: sendo industrial, importador, distribuidor, atacadista ou varejista.

A cobrança do imposto nesse tipo de operação dependerá da celebração de acordos entre os Estados Remetente e Destinatário, denominados Convênios ou Protocolos.

Lembrando que o ICMS-ST não é cobrado quando a venda se destina ao consumidor final do produto.

Como emitir nota fiscal pelo ICMS-ST

Uma dúvida muito comum é sobre a necessidade de destaque do ICMS na nota fiscal emitida pelo Simples Nacional.

Na regra geral, é vedado o destaque do imposto na emissão da NF-e, mas somente no caso do ICMS normal.

Logo, o ICMS-ST é novamente uma exceção, exigindo que as empresas do Simples informem a base de cálculo Base de Cálculo e destaque do ICMS-ST.

Ao emitir a nota fiscal, duas informações serão obrigatórias: o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e o CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional).

O CFOP registra qual o tipo de operação sua empresa está realizando: uma venda, uma remessa para conserto ou uma doação, por exemplo.

Já o CSOSN representa a origem de sua mercadoria (nacional ou importada) e o tipo de tributação.

Dessa forma, ambos os códigos devem ser usados para identificar operações com ICMS-ST.

Veja como utilizar o CFOP e o CSOSN nos dois casos abaixo.

Códigos para substituto tributário do Simples Nacional

Quando a empresa optante pelo Simples Nacional é responsável pelo recolhimento do ICMS-ST, ela ocupa a posição de substituto tributário. 

Logo, em uma operação de venda com ICMS-ST, o CFOP e CSOSN utilizados por essa empresa seriam os seguintes:

• CFOP 5.401: Simples Nacional Indústria — Operação interna
• CFOP 5.403: Simples Nacional Comércio — Operação interna
• CFOP 6.401: Simples Nacional Indústria — Operação interestadual
• CFOP 6.403: Simples Nacional Comércio — Operação interestadual
• CFOP 6.404: Simples Nacional — Venda com ICMS ST de imposto já retido anteriormente — Operação interestadual
• CSOSN 201: Venda destinada a revendedor não optante pelo Simples Nacional
• CSOSN 202: Venda destinada a revendedor optante pelo Simples Nacional.

Códigos para substituído tributário do Simples Nacional

Quando a empresa optante pelo Simples Nacional recebe a mercadoria com ICMS já retido, ela ocupa a posição de substituído tributário. 

Nesse caso, em uma operação de venda com mercadoria sujeita ao ICMS ST, o CFOP e CSOSN utilizados seriam os seguintes:

• CFOP 5.405: Simples Nacional — Operação interna.
• CSOSN 500: todo e qualquer tipo de venda em que o ICMS já foi retido por um dos fornecedores anteriores.

Como evitar pagar impostos indevidos

As empresas optantes pelo Simples Nacional são as que mais pagam impostos indevidos por falta de informação e controle interno, e isso também ocorre com o ICMS-ST.

Bares e restaurantes, por exemplo, acabam pagando impostos a mais por falta de parametrização adequada dos produtos no ERP que se comunica com a contabilidade.

No comércio varejista, o erro mais comum é calcular o ICMS sobre as vendas de produtos enquadrados no ICMS-ST.

Nesse caso, a responsabilidade de recolher o imposto é do fabricante ou importador da mercadoria, e o empreendedor acaba pagando novamente o tributo sem necessidade.

Inclusive, pode ser necessário pedir a restituição dos valores pagos indevidamente. 

Por isso é tão importante entender a fundo as regras tributárias ou ter um contador de confiança para alertá-lo sobre esses equívocos.

Na Contabilix, por exemplo, nós avisamos os clientes sobre esses problemas e ajudamos a resolvê-los quando necessário, evitando que paguem ainda mais impostos indevidamente.

Entendeu como funciona o regime de ICMS-ST para empresas do Simples Nacional e por que é importante conhecer suas regras?

Se você acha que paga mais impostos do que deveria, está na hora de trocar de contador.

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